Sistem pengajuan dan klasifikasi digolongkan kepada tiga jenis utama: abjad, angka dan abjad angka. Setiap jenis sistem pengajuan mempunyai kelebihan dan kekurangan, bergantung kepada maklumat yang difailkan dan dikelaskan. Di samping itu, anda boleh memisahkan setiap jenis sistem pemfailan ke dalam subkumpulan. Sistem pengelasan pemfailan yang berkesan menggunakan jenis sistem yang paling logik, praktikal dan fleksibel untuk maklumat yang terlibat.
Sistem Filing Topikal Abjad
Sistem topikal alphabet mengklasifikasikan maklumat mengikut topik, kemudian taipkan label topik dalam susunan abjad. Topik berkaitan tidak disimpan bersama dalam sistem ini. Biasanya sistem jenis ini adalah yang terbaik apabila terdapat sedikit maklumat. Sistem pengajuan dan pengelasan jenis ini kadang-kadang dikenali sebagai sistem "kamus". Apabila nama peribadi sedang diajukan, nama terakhir digunakan sebagai penyusun utama, dengan nama pertama hanya digunakan dalam kes nama terakhir yang sama.
Abjad Encyclopedia Filing Systems
Dalam sistem pengajuan dan klasifikasi "ensiklopedia", maklumat pertama kali dipecah oleh kategori umum, dengan subkategori diletakkan dalam susunan abjad. Sistem pengajuan jenis ini amat berguna untuk mengendalikan sejumlah besar maklumat kerana pengguna sistem tidak perlu menyimpan nama fail tertentu untuk mencarinya. Sebaliknya, mereka boleh bermula dengan mencari kategori umum dan mencari di dalamnya untuk mencari fail khusus yang mereka perlukan.
Menggali Sistem Pemfailan Geografi
Subset sistem pengajuan dan klasifikasi ensiklopedia adalah sistem pemfailan geografi abjad. Dalam sistem geografi, kategori utama dipecahkan oleh lokasi. Anda boleh menggunakan sebarang saiz atau jenis lokasi, dari negara-negara ke bandar-bandar untuk membuka pejabat. Pengguna sistem jenis ini bermula dengan memilih kawasan geografi yang berkaitan dengan carian mereka, kemudian cari mengikut abjad dalam topik itu untuk mencari maklumat khusus yang mereka cari.
Sistem Penetapan Numerik Lurus
Sistem penyaringan dan klasifikasi lurus berangka sangat mudah digunakan, kerana mereka biasanya bermula pada nombor satu dan label setiap fail dengan nombor seterusnya. Walau bagaimanapun, penggunaan sistem jenis ini terhad, kerana ia sering memerlukan indeks untuk membantu pengguna mencari fail yang mereka cari, dan fail aktiviti tinggi boleh menjadi sesak di sekitar kawasan berangka yang sama.
Sistem Filing Numerik Dupleks
Dalam sistem pemfailan nombor dupleks, fail diberi label angka dengan beberapa set nombor yang terlibat. Sistem pemfailan jenis ini boleh mengendalikan sejumlah besar data. Set nombor yang berbeza boleh dipadankan dengan kategori utama dan subkategori, yang menggabungkan sistem ensiklopedia pengisian dan klasifikasi. Satu kelemahan kepada sistem sedemikian ialah indeks diperlukan untuk memahami apa yang setiap kumpulan nombor merujuk kepada. Jenis sistem numerik dupleks yang sangat biasa ialah sistem Dewey Decimal, yang mana kebanyakan perpustakaan menggunakan katalog koleksi mereka.
Sistem Filing Kronologi
Satu lagi subkategori sistem pemfailan berangka adalah sistem kronologi, di mana fail yang diatur mengikut tarikh. Lazimnya fail pertama dikumpulkan mengikut tahun, kemudian sebulan, kemudian mengikut hari. Fail-fail surat-menyurat, seperti senarai e-mel, biasanya teratur dalam fesyen ini, dengan data-data terbaru yang disenaraikan dahulu.
Sistem Penyiaran Alfanumerik
Dalam sistem pemfailan abjad angka, maklumat dikelaskan mengikut kategori dalam sistem ensiklopedia, tetapi menggunakan kedua-dua huruf dan nombor untuk menunjukkan kategori. Penggunaan kedua-dua huruf dan nombor membolehkan bidang kategori yang lebih besar daripada penggunaan nombor sahaja. Oleh itu sistem pemfailan dan klasifikasi Perpustakaan Kongres, yang merupakan abjad angka, membolehkan pelbagai kategori yang lebih besar daripada sistem Dewey Decimal, yang terhad kepada sepuluh kategori utama.
