Pekerja di semua peringkat mungkin perlu menulis memorandum pengumuman (biasanya dirujuk sebagai memo) sebagai sebahagian daripada pekerjaan mereka. Menulis memo berkesan mencerminkan positif kepada orang yang menulisnya, kerana ia adalah tanda yang mempunyai kemahiran komunikasi yang baik. Memo pengumuman memberi berita positif dan negatif kepada pekerja di seluruh organisasi. Pengumuman promosi dan pembukaan kerja sering diterima dengan kegembiraan, sedangkan perubahan dasar dan pengurangan pengumuman dapat menyebabkan kecemasan dan stres. Melukis mesej pepejal membantu menyampaikan mesej dengan jelas dan secara positif.
Kenal pasti mesej utama yang anda cuba sampaikan. Terangkan apakah berita itu akan dialu-alukan atau tidak, dan gunakan maklumat ini untuk menentukan cara terbaik untuk merangka mesej yang dihantar. Mesej negatif memerlukan lebih banyak maklumat tentang mengapa sesuatu sedang dilakukan, manakala mesej positif boleh memberi tumpuan kepada berita yang dihantar tanpa menambahkan maklumat latar belakang terperinci mengenai mengapa peristiwa berlaku.
Ketahui bagaimana empat komponen asas memo. Memo terbaik melekat pada format yang diterima diiktiraf dalam penulisan perniagaan. Dengan berbuat demikian, penulis memo kekal neutral dalam pengumuman mereka dan tidak kelihatan berat sebelah. Memo mengandungi empat bahagian utama: tajuk, pembukaan, badan dan kesimpulan.
Buat tajuk anda. Tajuk termasuk empat bahagian utama: kepada, dari, tarikh dan subjek. Bidang "Ke:" merangkumi senarai penerima dan tajuk pekerjaan mereka. Bidang "Dari:" merangkumi nama dan tajuk orang memo itu. Bidang "Tarikh:" adalah paling kerap tarikh memo dihantar, berbanding tarikh ia disusun atau dibuat. Bidang "Subjek:" memberitahu penerima tujuan memo. Bidang ini serupa dengan medan yang lazim digunakan dalam e-mel, dan mereka sepatutnya muncul seperti berikut:
Kepada: Dari: Tarikh: Subjek:
Tulis pembukaan memo. Perenggan pembukaan menumpukan pada tujuan komunikasi. termasuk apa-apa maklumat latar belakang yang diperlukan untuk membantu penerima memahami pengumuman yang dibuat.
Tulis badan memo itu. Tubuh termasuk sebarang dan semua maklumat terperinci yang perlu diketahui oleh penerima. Promosi boleh merangkumi maklumat tentang pekerjaan dan tanggungjawab baru pekerja, serta ketika mereka akan mengambil peranan baru mereka. Perubahan dasar harus termasuk maklumat tentang kapan polisi baru akan menjadi efektif dan bagaimana ia akan memberi kesan kepada pekerja.
Tulis kesimpulan memo. Kesimpulan yang baik memberitahu pekerja apa yang perlu mereka lakukan untuk mempersiapkan perubahan.
Ambil sedikit masa dari memo dan kemudian kembali ke sini untuk mengedit dengan mata segar. Memo yang ditulis secara bertulis bebas dari kesilapan tatabahasa dan menyampaikan mesej yang jelas.
