Apabila mencipta sistem perakaunan, organisasi dan organisasi bukan untung mesti mewujudkan kerangka untuk kawalan dalaman. Proses kawalan dalaman membantu memastikan sistem berfungsi dengan baik dan semua pekerja yang terlibat melaksanakan seperti yang diharapkan. Memiliki fungsi perniagaan penting itu memberikan jaminan yang munasabah dengan mengurangkan kemungkinan kesilapan dan melindungi aset organisasi. Kerana kepentingannya, syarikat-syarikat dengan baik mempertimbangkan prinsip-prinsip asas kawalan dalaman.
Tanggungjawab
Syarikat mestilah mewujudkan tanggungjawab dengan jelas. Menetapkan tanggungjawab khusus kepada individu memastikan mereka memahami bahagian mereka dalam mengekalkan kawalan dalaman. Jika tanggungjawab kawalan dalaman secara konsisten diabaikan, sistem kawalan dalaman yang berkesan akan menjelaskan siapa yang tidak melaksanakan tugas yang ditetapkan.
Penyimpanan rekod
Memori bukan alat sempurna, terutama ketika berurusan dengan banyak informasi atau transaksi. Mempunyai prosedur penyimpanan rekod yang betul akan membolehkan syarikat mempunyai sejarah transaksi yang tepat. Data sejarah sedemikian membolehkan syarikat untuk merujuknya kemudian, jika masalah ditemui atau jika penjelasan diperlukan.
Insurans dan Ikatan
Malangnya, walaupun sistem kawalan dalaman yang terbaik tidak dapat menghalang kehilangan aset. Dengan menginsuranskan aset dan pekerja ikatan, sesebuah organisasi boleh yakin bahawa ia akan dibayar balik untuk nilai aset jika aset itu dicuri, atau tidak disalahgunakan.
Rekod dan Jagaan Aset
Dalam sistem kawalan dalaman, orang yang mempunyai akses fizikal kepada wang tunai dan aset lain bukan orang yang sama yang menyimpan rekod yang berkaitan dengan aset itu. Jika, sebagai contoh, orang yang bertanggungjawab menjaga rekod tunai kecil adalah orang yang sama dengan kunci kotak kas kecil, mudah bagi orang itu untuk membantu diri mereka dengan wang tunai sambil memalsukan rekod tunai kecil. Orang yang menyimpan rekod aset tidak boleh mengakses secara fizikal aset yang dia lacak.
Tanggungjawab untuk Urus Niaga Terkait
Kadang-kadang, beberapa tugas mesti diselesaikan untuk menyelesaikan transaksi tunggal. Dalam hal ini, adalah penting bahawa setiap pekerja yang berbeza menjalankan tugas berasingan yang membuat transaksi. Ini memastikan bahawa lebih daripada satu orang terlibat dalam menyelesaikan tugas itu, meningkatkan kemungkinan bahawa sebarang kesilapan atau perbuatan penipuan ditemui.
Kawalan Teknologi
Penggera pencuri, papan kekunci elektronik dan ciri keselamatan berasaskan teknologi lain boleh membantu organisasi melindungi aset. Teknologi sering kali pergi ke mana orang tidak dapat, dan boleh bekerja 24 jam sehari tanpa memerlukan bayaran tambahan atau rehat. Syarikat-syarikat pintar menambah sistem kawalan dalaman mereka dengan teknologi yang sesuai dan kos efektif.
Tinjauan Bebas
Syarikat mesti menyemak semula sistem kawalan dalaman mereka dengan kerap. Itu harus dilakukan oleh individu yang tidak melakukan kerja yang sedang diperiksa. Penilai bebas boleh secara objektif melaporkan kerja yang dilakukan sepanjang proses kawalan dalaman dan tidak mempunyai sebab untuk menutup kesilapan atau terlalu optimis mengenai prosedur kawalan.
