Belanjawan dalam organisasi, yang juga dikenali sebagai proses perancangan tahunan, direka untuk menyediakan pengurus dengan pelan tindakan untuk mengendalikan syarikat. Belanjawan menunjukkan apa yang syarikat berhasrat untuk membelanjakan untuk menjana pendapatan, apa hasil yang diunjurkan dan keuntungan yang akan diperoleh syarikat jika ia mencapai matlamat pendapatannya. Malah di dalam syarikat-syarikat di mana sistem penganggaran telah disediakan untuk beberapa tahun, prosesnya tidak sepenuhnya berkesan.
Pendekatan Tradisional Diringkaskan
Pendekatan tradisional untuk belanjawan adalah gabungan kaedah penganggaran atas dan bawah. Atas ke bawah bermakna pengurusan puncak menetapkan matlamat untuk tahun ini dan menyampaikannya ke bawah rantaian arahan. Dalam belanjawan bawah, pengurus jabatan menyediakan belanjawan untuk segmen perniagaan yang mereka tanggung dan menghantar belanjawan ke atas pengurusan atas untuk penyatuan ke dalam belanjawan atau rancangan seluruh syarikat.
Objektif tidak realistik
Matlamat yang ditetapkan oleh eksekutif kanan termasuk sasaran pertumbuhan pendapatan tertentu serta garis panduan mengenai perbelanjaan. Sebuah syarikat mungkin menetapkan matlamat untuk meningkatkan pendapatan sebanyak 10 peratus, atau mengurangkan kos sebanyak 5 peratus. Kecuali orang-orang yang mendapat input atas pengurus-pengurus jabatan yang mempunyai tanggungjawab untuk mencapai keputusan, matlamat tersebut mungkin dilihat oleh pengurus peringkat rendah sebagai sewenang-wenang, tidak adil dan tidak dapat dicapai.
Tidak termasuk
Pendekatan bawah boleh bermakna bahawa hanya kakitangan pengurusan yang menyumbang untuk menghasilkan belanjawan jabatan - pekerja di bawah peringkat pengurusan tidak termasuk dalam proses tersebut. Para pekerja ini sering mempunyai maklumat utama yang dapat menghasilkan pelan yang lebih realistik dan dapat dicapai. Sebagai contoh, kakitangan jualan mungkin tahu bahawa produk tertentu mula menurun populariti dengan pelanggan, jadi sumber pemasaran harus digunakan untuk produk dengan potensi pertumbuhan yang lebih besar.
Bajet Sentiasa Berjalan
Untuk mempersiapkan belanjawan mereka, pengurus jabatan sering mengambil belanjawan tahun lalu dan menambah jumlah tambahan, seperti 8 persen, untuk menampung kenaikan biaya yang diasumsikan. Mereka tidak mengambil masa untuk meneliti semua perbelanjaan item baris untuk melihat sama ada terdapat sebarang bidang di mana dana dibazirkan. Apa yang perlu mereka lakukan ialah mencari perbelanjaan yang tidak menyumbang kepada peningkatan kecekapan atau pertumbuhan pendapatan dan memotongnya daripada belanjawan tahun depan, tidak menambah 8 peratus kepada mereka.
Padding, kemudian Cutting
Pengurus jabatan yang berpengalaman mahir bermain "permainan bajet." Mereka tahu pengurusan puncak akan mengambil belanjawan yang mereka hantar dan memotong sejumlah wang daripadanya, jadi mereka meminta lebih banyak wang daripada yang mereka perlukan. Apabila belanjawan yang disemak semula diluluskan, ternyata mereka mendapat semua yang mereka mahu di tempat pertama. Ini menghukum pengurus lain yang ikhlas dalam usaha mereka untuk mengemukakan ramalan perbelanjaan yang realistik dan kemudian harus menangani anggaran mereka sedang dikurangkan.
Ketegaran
Syarikat mungkin menggunakan belanjawan sebagai alat penghukum dan bukan garis panduan. Pengurus yang tidak mencapai keputusan ramalan tertakluk kepada kritikan yang teruk dari pengurusan kanan dan mungkin menerima ulasan prestasi yang lemah. Kebenarannya adalah bahawa perniagaan yang jarang sekali mencapai angka ramalannya. Terlalu banyak pembolehubah mempengaruhi prestasi syarikat, termasuk pesaing yang semakin kuat atau ekonomi semakin lemah. Pengurusan puncak harus mengambil kira faktor-faktor ini ketika menilai prestasi pengurus jabatan, dan tidak melihat variasi dari belanjawan sahaja.
