Pemprosesan gaji adalah tugas multidimensi yang harus dilakukan oleh majikan. Majikan mesti mematuhi piawaian upah dan jam Jabatan Jabatan Buruh Amerika Syarikat dan peraturan cukai gaji Pejabat Pendapatan Dalaman. Di samping itu, ia mesti memenuhi keperluan gaji negara. Mempunyai senarai semak pemprosesan gaji membantu memastikan kepatuhan.
Pemprosesan Upah
Senarai semak hendaklah termasuk tugas pemprosesan upah untuk setiap tempoh bayar. Ini termasuk semua langkah yang perlu untuk memproses gaji dari awal hingga akhir. Sekiranya terdapat pelbagai tempoh bayar, seperti dua kali seminggu dan dua bulan sekali, menyediakan senarai semak yang berasingan bagi setiap kitaran gaji untuk mengelakkan kekeliruan. Sebagai contoh, jika semua pekerja setiap jam dibayar dua kali seminggu dan semua pekerja yang dibayar gaji dibayar setiap bulan sekali, senarai semak berasingan diperlukan kerana kedua-dua kumpulan membayar diproses secara berbeza.
Senarai semak pemprosesan gaji boleh termasuk langkah-langkah untuk mengesahkan penyerahan kad masa, pengiraan kad masa dan memasuki jam gaji ke dalam sistem. Ia harus termasuk langkah untuk memastikan pekerja yang bergaji menerima gaji tetap mereka untuk tempoh bayar. Di samping itu, ia perlu memasukkan perubahan kepada data gaji pekerja, seperti perubahan alamat dan potongan, pelarasan membayar, seperti kenaikan gaji dan pemeriksaan berkurang, dan proses pentauliahan dan pemecatan baru. Ia juga boleh termasuk memproses bayaran tambahan, seperti kerja lebih masa, pemecatan, bonus dan komisen.
Pemprosesan Potongan
Potongan gaji termasuk potongan statutori / sukarela. Ini bermakna bahawa pengurangan itu mengikat secara sah. Potongan statutori termasuk cukai pendapatan persekutuan, cukai Keselamatan Sosial dan cukai Medicare, dan dalam kebanyakan keadaan, cukai pendapatan negara. Majikan bertanggungjawab untuk menahan cukai ini daripada gaji pekerja. Tambahan pula, ia bertanggungjawab untuk bahagian cukai gaji. Senarai semak hendaklah termasuk potongan statutori yang dikehendaki. Potongan statutori juga termasuk hiasan gaji dan perintah pemotongan sokongan kanak-kanak. Sertakan mereka pada senarai semak, jika berkenaan.
Potongan sukarela adalah yang ditawarkan oleh syarikat, seperti persaraan dan manfaat kesihatan, insurans hayat dan kecacatan, sumbangan amal, yuran parkir, iuran kesatuan dan pembayaran balik pinjaman. Senarai semak tidak perlu menyenaraikan setiap jenis potongan sukarela, tetapi ia harus termasuk memeriksa potongan sukarela. Setelah wakil gaji menjadi akrab dengan gaji, mudah diketahui potongan apa yang mempengaruhi pekerja mana.
Membayar Generasi
Senarai semak harus mempunyai langkah untuk mencetak gaji dan membayar stubs dan menghasilkan fail deposit langsung. Sertakan langkah untuk mencetak laporan pra pemprosesan, yang membolehkan wakil gaji untuk diperiksa semula - dan jika perlu, menyesuaikan - gaji sebelum mencetak gaji dan sebelum menjana fail deposit langsung. Di samping itu, jika gaji harus dihantar kepada individu tertentu selepas pemprosesan gaji, tandakan ini pada senarai semak.
Pemprosesan Selepas
Sebaik sahaja pembayaran gaji diproses, data yang berkaitan mesti difailkan untuk memastikan pematuhan rekod. Senarai semak harus menyatakan laporan gaji yang berbeza yang mesti difailkan. Di samping itu, ia perlu memasukkan laporan yang diperlukan untuk jabatan berkaitan, seperti perakaunan atau kewangan dan sumber manusia. Sekiranya interaksi selanjutnya diperlukan dengan jabatan-jabatan ini atau lain-lain, masukkannya di senarai semak. Sebagai contoh, jika syarikat cukai luar mengendalikan hal ehwal cukai gaji syarikat, senarai semak itu harus termasuk cara meneruskan fail cukai gaji kepada syarikat cukai.
