Minit daripada mesyuarat kakitangan memberikan rekod bertulis mengenai keputusan yang dibuat, isu yang dibincangkan, undi yang diambil, tugasan diberikan dan perkara lain yang memberi kesan kepada kakitangan. Adalah penting untuk menangkap butiran mesyuarat serta intipati perbincangan. Anda tidak perlu merakam setiap perkataan yang diucapkan semasa mesyuarat, tetapi anda sepatutnya dapat memberikan peserta dengan rekod yang tepat mengenai mesyuarat itu.
Perkara yang anda perlukan
-
Alat pengambil nota
-
Perakam
Sediakan untuk mesyuarat dengan melawat bilik untuk menilai di mana anda harus duduk untuk mendapatkan titik pandang yang terbaik dan cari kedai-kedai elektrik jika anda memerlukannya. Lihat minit terdahulu untuk mendapatkan diri anda untuk mempercepatkan berapa minit direkodkan pada masa lalu.
Dapatkan salinan agenda untuk membantu anda menyusun minit berdasarkan topik. Dapatkan senarai peserta yang diundang dan sahkan peserta dengan meminta mereka mendaftar masuk semasa mereka memasuki mesyuarat.
Perhatikan tarikh dan masa mesyuarat berlaku. Tulis setiap usul seperti yang dibentangkan, perkataan untuk perkataan. Rekod undi yang diambil dan berapa banyak undian, menentang dan menafikan. Sertakan nama pembuat gerakan dan siapa detik pergerakan itu.
Gunakan mata peluru untuk menyerlahkan topik perbincangan penting seperti belanjawan, pemilihan atau perancangan peristiwa syarikat. Perhatikan kebaikan dan keburukan yang dibangkitkan semasa perbincangan dan siapa yang membuat setiap kenyataan. Balutkan setiap topik perbincangan dengan hasilnya, yang akan menjadi usul dan undi, tugasan untuk menyelidik topik atau tindakan yang ditetapkan.
Tulis minit dalam format yang jelas dan mudah dibaca untuk menjadikannya lebih mudah untuk diikuti. Cari aplikasi dan alat yang sudah dibuat untuk membuat minit lebih cepat. Ini boleh didapati di laman web seperti onenote.com jika anda menggunakan Windows. Lihat evernote.com untuk alat tulis, agreedo.com untuk pengambilan nota dan alat perkongsian minit, dan dokumen Google untuk memenuhi templat minit dan cara mudah untuk berkongsi minit.
Tuliskan minit-minit sebaik sahaja anda dapat bertemu selepas perbincangan masih segar dalam fikiran anda, sebaik-baiknya dalam masa 24 jam. Tulis kepada orang ketiga sepanjang.
Hantar draf ke pengurus atau penyelia yang mempengerusikan mesyuarat untuk semakan sebelum menghantar minit ke peserta lain. Buat pembetulan dan hantarkan salinan kepada semua orang yang hadir di mesyuarat. Lampirkan dokumen yang sesuai seperti salinan belanjawan, senarai item tindakan atau senarai nombor kenalan.
Petua
-
Buat template untuk mempermudahkan proses pengambilan minit. Gunakannya berulang kali apabila mengambil minit kakitangan.
Gunakan peranti rakaman jika anda bimbang tentang ketepatan. Beritahu peserta yang sedang direkodkan sebelum menghidupkan perakam anda.
Amaran
Jangan kecewa apabila anda kehilangan jejak perbincangan atau tidak memahami titik yang dibuat. Apabila anda keliru, hentikan proses dan minta penjelasan untuk memastikan anda melaporkan dengan tepat.
