Jika anda berada dalam jawatankuasa dan perlu membuat laporan untuk membincangkan mesyuarat anda, adalah penting untuk memastikan anda bersedia untuk mesyuarat itu dan memahami asas-asas cara menulis laporan jawatankuasa. Berikutan beberapa langkah boleh membawa anda dari awal hingga akhir, dan anda akan mempunyai laporan lengkap siap untuk memberi kepada individu atau kumpulan memantau kemajuan jawatankuasa anda.
Bawa pen dan kertas atau komputer riba bersama anda ke mesyuarat jawatankuasa anda. Membuat rekod mengenai tarikh, masa, peserta, termasuk tajuk dan panjang mesyuarat. Tulis topik mengenai agenda dan apa yang mungkin telah dibincangkan tanpa masa tertentu. Perhatikan siapa yang bersetuju dan yang tidak bersetuju, sebab dan maklumat penting lain yang berlaku semasa mesyuarat. Sekiranya topik jawatankuasa tidak dipersetujui dan jawatankuasa memutuskan untuk membincangkan perbincangan sehingga mesyuarat masa depan, pastikan anda mengambil perhatian bahawa dan apabila jawatankuasa akan bertemu dengan topik itu lagi.
Membangunkan laporan dari nota anda yang mengulas mesyuarat dengan lebih terperinci, memberikan semua maklumat dalam format yang teratur. Anda mungkin ingin bermula dengan halaman penutup yang merangkumi tarikh, masa, panjang mesyuarat, dan siapa yang hadir.
Teruskan dengan menulis topik pertama mesyuarat jawatankuasa, serta maklumat terperinci tentang apa yang dibincangkan dan apa yang diputuskan, termasuk maklumat mengenai undi jawatankuasa. Pergi ke setiap topik dan lakukan perkara yang sama. Bergantung kepada jenis jawatankuasa dan sebab pertemuan, anda mungkin ingin memasukkan faktor risiko yang berpotensi jika tindakan tidak diikuti atau jika tindakan tidak ditentukan. Tulis apabila jawatankuasa akan bertemu lagi. Tulis senarai orang-orang yang akan menerima laporan di bahagian bawah senarai.
Bacalah laporan ini untuk memastikan bahawa dokumen itu bebas daripada tanda baca dan kesilapan tatabahasa. Semak laporan jawatankuasa untuk memastikan kandungan itu tepat dan semak semula dengan nota anda. Semak semula dokumen yang diperlukan sebelum menyelesaikan laporan mesyuarat lengkap.
Buat salinan dan sediakan laporan kepada peserta serta lembaga pengarah, jawatankuasa, pengurus atau lain-lain jika berkaitan.
Petua
-
Sekiranya anda memilih untuk merakam rakaman mesyuarat, pastikan anda mempunyai kebenaran setiap ahli jawatankuasa sebelum membuat rakaman mesyuarat.
Amaran
Elakkan meletakkan maklumat dalam laporan yang menghilangkan topik untuk mengelakkan pengisi, dan berpegang pada fakta. Sekiranya ada di dalam jawatankuasa itu mula bercakap mengenai anak-anak mereka, misalnya, jangan masukkannya melainkan ia berkaitan dengan beberapa kerja yang dilakukan oleh jawatankuasa, seperti program bacaan untuk kanak-kanak.
