Meluruskan proses perolehan memerlukan membuat langkah pembelian tertentu untuk meminimumkan masa antara ketika seseorang meminta item dan apabila ia menerimanya. Berdasarkan proses pembelian semasa anda, anda boleh menyelaraskan sistem anda dengan mengubah siapa yang terlibat, memberikan lebih banyak kuasa pembelian dan menetapkan dasar vendor tertentu.
Kenal pasti Kelemahan
Langkah pertama dalam menyelaraskan proses perolehan anda adalah mengenal pasti mengapa anda ingin melakukannya. Anda mungkin terlalu banyak belanja. Pekerja anda mungkin kurang produktif kerana mereka perlu menunggu peralatan yang mereka perlukan. Pelanggan anda mungkin tidak berpuas hati kerana anda tidak boleh mendapatkan bahan yang cukup cepat untuk memenuhi pesanan. Bentuk anda atau kekurangan kertas kerja yang cekap mungkin menyebabkan kesesakan. Sebaik sahaja anda tahu apa masalah pembelian anda, anda boleh memeriksa proses anda untuk melihat apa yang mungkin menyebabkan masalah.
Sentralkan atau Decentralize
Salah satu cara untuk menyelaraskan proses pembelian anda adalah memusatkannya dengan satu orang atau jabatan. Daripada mempunyai seorang ahli kakitangan pergi ke pengurus jabatannya, yang kemudian pergi ke ketua pegawai operasi, yang kemudian pergi ke pengurus kewangan, membolehkan pekerja menyerahkan permintaan langsung kepada salah satu ejen perolehan. Ini dapat mengurangkan masa yang diperlukan untuk mendapatkan pembelian yang diluluskan kerana satu orang bertanggungjawab untuk garis masa.
Sekiranya anda sudah mempunyai proses pembelian terpusat ini, ini mungkin masalah anda. Ini boleh berlaku apabila ejen pembelian terlewat dengan permintaan yang dia harus penyelidikan. Sekiranya ini berlaku, pertimbangkan untuk mendapatkan ketua jabatan meluluskan pembelian pertama, yang kemudiannya diserahkan kepada jabatan kewangan. Untuk memanfaatkan sistem semacam ini, buatlah tarikh yang "sepatutnya" untuk semua borang anda untuk memastikan semua yang terlibat tahu bila suatu pesanan telah tiba dan tahu mereka akan bertanggungjawab.
Meningkatkan Kuasa Pembelian
Kaedah lain untuk menyelaraskan pembelian adalah memberi lebih ramai pekerja kuasa untuk membuat pembelian. Ini boleh menyebabkan kelebihan belanja jika anda tidak menetapkan parameter khusus, seperti apa barang dan perkhidmatan pekerja tertentu boleh membeli, topi jumlah pembelian yang dapat dibuatnya dan apa vendor yang boleh digunakannya. Pertimbangkan untuk membolehkan kakitangan pihak berkuasa membuat pembelian yang lebih kecil, terutama yang biasa yang biasanya diluluskan, seperti bekalan pejabat. Jika anda boleh mengawal penggunaan kad kredit syarikat oleh pekerja individu, mengeluarkan kad kepada ahli kakitangan dengan membeli kuasa, membolehkan mereka membuat pembelian dalam talian, bata-dan-mortar atau telefon tanpa perlu meminta cek atau pembelian kad kredit dari jabatan perakaunan. Buat dasar syarikat yang ketat untuk kegunaan kad kredit syarikat.
Vendor Pra-Meluluskan
Jika ahli kakitangan perlu membuat penyelidikan dan mengesahkan vendor setiap kali mereka membuat pembelian, buat senarai vendor yang diluluskan yang boleh mereka gunakan. Ini membantu memastikan anda bekerja dengan pembekal yang anda tahu dan boleh membuat pembelian volum yang boleh menyebabkan diskaun penjual. Sediakan sistem pembelian dengan vendor yang diluluskan supaya mereka tidak perlu menjalankan laporan kredit pada setiap kali pekerja membuat pembelian. Berikan penjual senarai pekerja yang boleh membuat pembelian, atau gunakan kod pembelian syarikat yang anda berikan untuk memilih pekerja. Permintaan untuk borang cadangan atau templat yang boleh digunakan oleh pekerja anda apabila mereka perlu mendapatkan banyak bida di pekerjaan akan menyelaraskan proses dengan menghapuskan keperluan bagi anggota staf untuk membuat dokumen tawaran.
Meningkatkan Penjadualan Pembelian
Sekiranya anda tahu terlebih dahulu, anda perlu membeli barangan dan bekalan tertentu, menjadualkan pembelian ini pada waktu yang perlahan di syarikat anda, terlebih dahulu. Ini dapat membantu mengurangkan pembelian yang hilang di laut dokumen, yang memerlukan pertanyaan peringkat jabatan dan permintaan dipercepatkan. Adakah pengurus jabatan anda menghantar permintaan belian suku tahunan, termasuk tarikh penghantaran, dan mempunyai ejen pembelian anda membuat kalendar untuk membuat pembelian.
