Rancangan komunikasi yang berkesan menambah nilai kepada organisasi dan sering membuat perbezaan antara kejayaan dan kegagalan program. Tetapi, apakah rancangan komunikasi yang berkesan? Komunikasi ditakrifkan sebagai "proses yang mana maklumat ditukar antara individu melalui sistem simbol, tanda atau tingkah laku yang sama." Perancangan komunikasi yang berkesan membantu mengatasi halangan dengan mewujudkan bahasa yang sama dan membingkaikan mesej. Rancangan ini membantu dalam mengatur hierarki mesej utama dan menentukan perkara khusus mengenai khalayak anda dari segi masa dan penghantaran.
Rancang untuk Berkomunikasi dengan Berkesan
Rancangan komunikasi yang berkesan menetapkan tahap untuk mengurus mesej, mencapai hasil dan mengukur kejayaan. Rancangan mengenalpasti asas-asas siapa, bagaimana, di mana, mengapa dan bagaimana untuk sebarang projek komunikasi, program atau syarikat. Mencipta pelan memaksa anda untuk memikirkan objektif anda dan menjangka reaksi, termasuk halangan, sebelum pergi ke umum. Pelan komunikasi juga memfokuskan usaha anda dengan menyediakan konteks, menetapkan keutamaan dan mewujudkan penjajaran. Ia membolehkan anda untuk membangunkan mesej yang konsisten yang membina momentum dan disesuaikan dengan media yang digunakan.
Membina Pelan
Walaupun rancangan komunikasi berbeza-beza mengikut saiznya, bergantung kepada ruang lingkup dan tujuannya, beberapa komponen utama termasuk: Menganalisis keadaan. Apakah masalah atau peluang yang wujud? Bagaimanakah industri atau syarikat berubah? Adakah anda melancarkan sesuatu yang baru? Adakah anda mempunyai data penyelidikan atau tinjauan? Adakah ini situasi kecemasan atau krisis? Adakah faktor ekonomi atau politik relevan? Apa sejarahnya? Kenal pasti khalayak utama dan menengah. Apakah saiz khalayak anda? Apakah pengetahuan mereka tentang keadaan ini? Bagaimanakah ia akan dilaksanakan? Adakah mereka menerima? Susun mesej. Mengapa mereka memerlukan mesej ini? Adakah anda mempengaruhi penonton anda? Meminta mereka mengambil tindakan? Adakah mereka menentangnya? Adakah terdapat lapisan untuk mesej? Tentukan pengedaran. Bagaimanakah anda dapat menjangkau khalayak anda? Bolehkah kumpulan membantu anda menyampaikan mesej ini? Apakah media yang sesuai dengan mesej anda? Seberapa cepat ia perlu keluar? Apakah pilihan khalayak anda? Menetapkan matlamat. Apa yang anda cuba capai? Bagaimana anda akan tahu jika anda mencapainya? Adakah ia boleh diukur? Berapa lamakah ia perlu? Apakah anggaran anda? Ukur keputusan. Adakah anda mencapai matlamat anda? Adakah langkah seterusnya diperlukan? Adakah anda perlu mengukur tempoh masa?
Jenis Pelan Komunikasi
Bergantung kepada perniagaan anda, rancangan komunikasi biasanya ditemui di pelbagai peringkat organisasi. Dari sudut korporat, rancangan ini memberi tumpuan kepada visi, misi dan strategi perniagaan. Ia juga boleh merangkumi penjenamaan organisasi keseluruhan. Di peringkat produk, rancangan komunikasi mungkin membantu melancarkan produk, memperluaskan barisan produk, membina jenama atau meningkatkan bahagian pasaran. Kumpulan perhubungan awam mencari apa yang diberitahu dan bagaimana cara menggunakan media untuk mencapai beberapa pasaran. Ia juga boleh merangkumi komunikasi krisis, serta hubungan masyarakat. Dalam sumber manusia, fokusnya adalah komunikasi pekerja. Bagaimanakah kita dapat menyampaikan maklumat kepada pekerja tentang strategi, program, perubahan dan latihan? Untuk hubungan pelabur, matlamatnya adalah untuk mendapatkan kepentingan kewangan dalam syarikat, membina reputasi dalam komuniti itu dan meningkatkan penilaian.
Mendapatkan Word Out
Dengan pertumbuhan media, komunikator mempunyai banyak pilihan, tetapi mengetahui khalayak anda kritikal. Tanya pasar anda dengan kerap menggunakannya. Tentukan apa yang diperlukan oleh mesej anda. Adakah ia mendesak? Adakah anda memerlukan maklum balas? Adakah anda membina komuniti? Setiap satunya akan membawa kepada sistem pengedaran yang berbeza. Dalam banyak kes, lebih daripada satu kenderaan komunikasi diperlukan untuk memastikan mesej itu mencapai pasaran anda. Saluran pengedaran biasa termasuk: Mesyuarat E-mel Media sosial (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Tapak web / blog Surat berita / suratkhabar Presentasi Siaran akhbar Sastera Penerbitan Manual Manual Radio Video Televisyen Webinars / webcasts Sesi Latihan
Blok Jalan ke Rancangan Komunikasi Berkesan
Salah satu faktor penting dalam komunikasi tidak berkesan adalah perbezaan dalam cara kita bercakap, membaca dan berfikir. Kami bercakap pada kira-kira 100 perkataan seminit, membaca kira-kira 200 perkataan seminit tetapi fikiran kami bekerja di lebih daripada 500 perkataan seminit. Ini bermakna kita boleh dengan mudah terganggu. Tambah kepada senarai e-mel yang semakin meningkat, peningkatan jumlah sumber media tradisional dan dalam talian serta mesyuarat kami yang tidak berkesudahan. Pelan yang berkesan perlu menangani isu ini dengan mengumpulkan pengetahuan tentang kumpulan minat khusus anda, mendapatkan maklum balas dan menggunakan data ini untuk membangunkan mesej yang berkesan. Ia selalunya bermaksud menghantar mesej itu dalam banyak format dari masa ke masa.
