Sebagai majikan, anda bertanggungjawab untuk menghantar penyata cukai W-2 kepada setiap pekerja pada 31 Januari. Mengekalkan salinan W-2 anda dalam fail selama beberapa tahun melindungi terhadap tuntutan bahawa anda gagal menghantarnya tepat pada waktunya dan berfungsi sebagai pembelaan di audit.
Keperluan Rekod Penyimpanan
Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri boleh mengaudit pulangan cukai perniagaan kecil sehingga tiga tahun selepas difailkan, menurut laman web undang-undang Nolo. IRS menggalakkan pemilik perniagaan untuk mengekalkan semua dokumen cukai, termasuk W-2, sekurang-kurangnya empat tahun selepas pemfailan. Nolo menawarkan cadangan yang lebih konservatif memegang rekod sekurang-kurangnya enam tahun selepas difailkan.
Sebab untuk Pegang
Selain menggunakan pernyataan W-2 sebagai dokumentasi dalam audit, anda ingin memegangnya sekiranya pekerja mendakwa mereka tidak menerima salinan. Pekerja diarahkan untuk menghubungi anda jika mereka tidak menerima W-2 dalam tempoh dua minggu dari tarikh 31 Januari. Pada ketika itu, anda mungkin perlu menghantar salinan lain. Anda juga perlu menyimpan salinan pemfailan cukai perniagaan anda, termasuk pulangan yang mana anda melaporkan pendapatan pekerja, sekurang-kurangnya enam tahun.
