Memperkenalkan diri secara tatap muka adalah mudah kerana terdapat konvensyen yang ditetapkan untuk diikuti. Selalunya, anda akan berjabat tangan dengan kenalan baru anda dan memberitahunya nama anda. Melangkah melalui e-mel adalah lebih sukar. Apa ucapan yang sesuai? Bagaimanakah anda rasmi? Seperti mana-mana komunikasi perniagaan, ada peraturan tertentu yang perlu anda ikuti untuk memastikan mesej anda profesional.
Kraf Garis Subjek Memikat
Oleh kerana mesej anda mungkin bersaing dengan 500 orang lain dalam peti masuk penerima, anda perlu mencipta baris subjek yang akan mendorong penerima untuk membuka e-mel anda. Sebutkan di sini adalah seseorang telah merujuk anda - "Jennifer Williams mencadangkan saya menghubungi anda" - kerana kebiasaannya boleh menggalakkan prospek anda untuk mengklik. Atau, anda mungkin menyebut tujuan e-mel anda. "Bertanyakan tentang perkhidmatan katering anda" harus menarik perhatian orang untuk mengklik. Pastikan baris subjek di bawah 30 aksara supaya dapat dibaca pada telefon pintar.
Gunakan Greeting Formal
E-mel diiktiraf sebagai kaedah komunikasi yang kurang formal daripada surat perniagaan, dan anda mungkin tergoda untuk menangani penerima anda secara tidak rasmi, contohnya, "Hi David." Ini baik jika anda tahu orang itu atau dia bekerja dalam industri tidak formal, tetapi ia tidak sesuai jika anda menghantar e-mel kepada seseorang dalam industri konservatif seperti kewangan atau kerajaan. Sekiranya ragu-ragu, "Dear Mr. Matterson," atau hanya "Mr. Matterson "akan berfungsi dengan baik.
Perkenalkan diri anda
Beri nama, tajuk pekerjaan dan butiran lain yang akan berkaitan dengan penerima. Ini adalah peluang anda untuk membuat hubungan manusia dengan penerima, sebagai contoh, dengan menyebut sekolah, tempat kerja atau industri yang anda mempunyai persamaan. Sebagai contoh, anda mungkin menulis, "Nama saya ialah Sonia Jindal. Saya seorang rakan aluminium UCLA yang bekerja dalam reka bentuk grafik. "Menyebutkan kenalan bersama adalah plus kerana penerima mungkin lebih mudah menerima jika anda telah dirujuk oleh seseorang yang dia tahu dan amanah.
Jelaskan Apa yang Anda Mahu
Terangkan mengapa anda menulis. Pastikan mesej anda jelas dan ringkas untuk mengelakkan salah faham. "Saya bekerja untuk ABC Company dan saya suka memberitahu anda tentang peristiwa yang kami lancarkan" adalah lebih baik daripada "Berita menarik tentang acara baru kami!" Termasuk panggilan yang jelas kepada tindakan dengan memberitahu penerima apa yang anda ingin berlaku seterusnya. Untuk menjadualkan panggilan susulan, contohnya, anda mungkin menulis, "Saya ingin menjadualkan panggilan untuk membincangkan perkara itu lebih lanjut, kerana terdapat potensi besar untuk kita bekerjasama. Adakah petang hari Isnin untuk anda?"
Akhir Dengan Terima Kasih
Terima kasih kepada penerima untuk masa dan perhatiannya. E-mel yang berakhir dengan penghargaan menerima peningkatan 36 peratus pada kadar tindak balas purata. Pilihan yang baik termasuk "terima kasih terlebih dahulu," "terima kasih banyak untuk masa anda" atau hanya "terima kasih." Log keluar dengan nama dan butiran hubungan anda.
Jangan Lupakan Edit
Pastikan anda membaca semula e-mel anda sebelum menghantarnya. Anda hanya mempunyai satu peluang untuk membuat kesan pertama, dan kesalahan ejaan dapat membuat anda kelihatan tidak profesional. Pastikan tata bahasa anda juga tepat dan anda menggunakan ayat penuh dan penulisan formal, dan bukan menggunakan singkatan dan ungkapan yang anda boleh gunakan dengan rakan tetapi tidak dengan bos.
Ia boleh membantu mencetak surat itu dan membacanya dengan kuat dan jika ada sesiapa di sekitar, tanya kawan atau saudara untuk membaca apa yang anda tulis juga.
