Perniagaan kecil dan freelancer dengan jualan yang baik boleh menguntungkan di atas kertas, tetapi berjuang untuk membayar tagihan mereka kerana aliran tunai yang lemah. Menghantar invois tepat pada masanya dan mudah difahami untuk produk yang anda jual atau perkhidmatan yang anda dapat membantu dapat mengelakkan kekurangan wang. Dengan menggunakan maklumat standard yang terdapat pada kebanyakan invois, anda boleh membuat sistem anda sendiri yang membantu anda mengumpul hutang anda lebih lambat daripada kemudian.
Senaraikan Maklumat Untuk Invois
Tentukan apa yang anda mahu masukkan pada invois. Maklumat invois biasa termasuk perkara berikut:
- Nama dan alamat perniagaan anda
- Tarikh transaksi
- Penerangan transaksi
- Harga unit produk yang dijual
- Bilangan unit yang dijual
- Harga pesanan keseluruhan
- Cukai jualan
- Nama dan alamat pelanggan
- Nombor pesanan pembelian (jika digunakan oleh pelanggan)
- Kenalan pelanggan
- Terma pembayaran
- Tawaran diskaun
- Pilihan pembayaran
Penerangan Item
Deskripsi transaksi anda terperinci apa yang diperintahkan pelanggan dalam bentuk kalimat atau frasa. Harga unit adalah harga setiap item yang anda jual. Syarat pembayaran anda menerangkan apabila wang itu adalah disebabkan oleh anda, serta apa-apa hukuman untuk pembayaran lewat. Opsyen pembayaran termasuk arahan untuk bagaimana pelanggan boleh membayar anda, seperti cek yang dibuat dibayar kepada nama syarikat anda, alamat e-mel PayPal atau pemberitahuan bahawa anda menerima pembayaran kad kredit melalui telefon. Sekiranya anda mahu pembayaran penuh dalam bilangan hari tertentu, seperti 30 hari, masukkan frasa, "30 hari bersih." Jika anda ingin menawarkan diskaun pembayaran awal, masukkan sesuatu seperti, "diskaun 3 peratus untuk pembayaran dalam 10 perniagaan hari invois ini."
Buatkan Nombor Invois
Apabila anda memanggil orang yang berhutang wang anda, terutama pelanggan yang lebih besar dan mereka yang mengulangi perniagaan dengan anda, mereka sering akan meminta anda untuk nombor invois yang anda panggil. Jika anda mendapat panggilan mengenai invois daripada pelanggan, anda mungkin dapat mencari dokumen dengan lebih cepat jika anda mempunyai nombor invois yang bernombor.
Cara paling mudah untuk membuat sistem penomboran untuk invois anda mungkin untuk memulakan setiap nombor invois dengan tarikh, dan kemudian masukkan angka yang sepadan dengan berapa banyak invois yang anda tulis hari itu. Sebagai contoh, jika anda hanya akan menulis satu invois pada 25 April 2015, nombor invois anda akan menjadi 42520151. Jika anda menulis invois kedua pada hari itu, nombor invois akan menjadi 42520152. Sistem ini membantu anda mencegah secara tidak sengaja menggunakan sama nombor pada dua invois yang berbeza. Anda boleh menggunakan huruf dan bukannya angka untuk mengikuti tarikh dan / atau gunakan dash untuk memisahkan tarikh dari angka terakhir atau huruf. Sebagai contoh, anda mungkin menggunakan 4252015-1 atau 4252015-A untuk invois pertama yang anda tulis pada 25 April 2015.
Buat Invois
Sebaik sahaja anda tahu maklumat yang ingin anda sertakan pada invois anda dan mempunyai nombor invois, buat dokumen anda. Letakkan nama syarikat anda dan maklumat hubungan di bahagian atas, diikuti oleh maklumat pelanggan. Ia mungkin paling mudah untuk menyenaraikan maklumat menggunakan tajuk, diikuti dengan kolon, kemudian maklumat tersebut. Sebagai contoh, katerer mungkin menyediakan invois untuk kek cawan dengan maklumat ini:
Invois #: 4252015-1 Item yang dipesan: Cupcakes Harga unit: $ 2.50 Jumlah unit: 144 Jumlah harga: $ 360 Cukai (pada 7%): $ 25.20 Jumlah terhutang: $ 385.20
