Kontrak perniagaan dengan syarikat luar untuk menyediakan pelbagai tugas penyelenggaraan secara teratur. Syarikat-syarikat luar ini termasuk perkhidmatan pembersihan, penjagaan tumbuhan dan pembuangan sampah. Aktiviti-aktiviti ini berada di luar operasi utama perniagaan. Memenuhi tanggungjawab ini membolehkan syarikat memberi tumpuan kepada operasi perniagaannya.
Pembelian Permulaan
Syarikat memasuki kontrak penyelenggaraan prabayar selama beberapa bulan pada satu masa. Syarikat membayar jumlah penuh kontrak di depan dan syarikat penyelenggaraan berjanji untuk menyediakan perkhidmatan untuk tempoh kontrak. Apabila syarikat memasuki kontrak, syarikat itu merekodkan kontrak itu sebagai aset prabayar dalam rekod perakaunan. Akauntan merekodkan ini dengan mendebit "Kontrak Penyelenggaraan Prabayar" dan mengkreditkan "Tunai" untuk jumlah yang dibayar untuk kontrak tersebut.
Pelarasan Berkala
Pada akhir setiap tempoh, sebahagian daripada kontrak tamat tempoh. Dalam tempoh tersebut, kontraktor memberi perkhidmatan penyelenggaraan kepada perniagaan. Oleh kerana bayaran penuh telah dibuat, tiada bayaran lanjut diperlukan. Walau bagaimanapun, habis tempoh kontrak mesti direkodkan. Akauntan menentukan jumlah kontrak yang tamat tempoh dengan mengambil bayaran penuh bagi kontrak dan membahagikannya dengan tempoh bilangan yang dilindungi oleh kontrak. Akauntan mendebit "Perbelanjaan Penyelenggaraan" dan mengkreditkan "Kontrak Penyelenggaraan Prabayar" untuk jumlah dollar kontrak yang telah habis masa berlakunya.
Pelaporan Lembaran Imbangan
Kontrak penyelenggaraan prabayar adalah akaun aset semasa. Aset semasa akan digunakan dalam tempoh satu tahun. Kontrak penyelenggaraan prabayar jarang melangkaui satu tahun dan layak sebagai aset semasa. Lembaran imbangan membahagikan aset ke dalam aset semasa dan aset bukan semasa. Lembaran imbangan menyenaraikan aset semasa dahulu.
Pelaporan Penyata Pendapatan
Penyata pendapatan menyampaikan keuntungan syarikat dengan menolak perbelanjaan daripada pendapatan untuk menentukan pendapatan bersih. Akauntan merangkumi semua perbelanjaan operasi. Bahagian kontrak penyelenggaraan yang telah tamat tempoh atau "Perbelanjaan Penyelenggaraan," dilaporkan pada penyata pendapatan untuk mencapai pendapatan bersih syarikat.
