Mesyuarat agung tahunan (AGM) adalah pertemuan dengan ahli lembaga pengarah, pemegang saham, pelabur dan pengurusan kanan untuk mengkaji semula maklumat fiskal dan meliputi keputusan utama dan perubahan yang dibuat sepanjang tahun sebelumnya. Minit mesyuarat agung disusun sebagai rekod mesyuarat, dan mengandungi butir-butir khusus mengenai keputusan utama yang dibuat pada mesyuarat dan nota mengenai pegawai yang dipilih. Minit biasanya dilampirkan pada lampiran laporan yang dibincangkan atau dibentangkan semasa mesyuarat.
Taipkan nama organisasi anda, diikuti dengan "Minit Mesyuarat Agung Tahunan." Kemudian taipkan tarikh dan masa penuh mesyuarat bermula, dan lokasi mesyuarat. Lokasi tersebut perlu memasukkan nama bilik persidangan dan tempat mesyuarat diadakan.
Tulis Mukadimah. Gunakan angka Roman "I" diikuti dengan istilah PREAMBLE untuk memperkenalkan peserta. Senaraikan semua ahli yang menghadiri mesyuarat itu, bermula dengan presiden. Kemudian tuliskan naib presiden, bendahari, setiausaha dan ahli eksekutif yang hadir. Sama ada nama penuh atau nama awal dan terakhir yang pertama boleh digunakan untuk bahagian ini.
Senarai pemerhati dan permintaan maaf. Sekiranya terdapat peserta menghadiri yang bukan pegawai atau ahli jawatankuasa, mereka mungkin disenaraikan sebagai pemerhati atau permintaan maaf. Sekiranya tiada sesiapa jatuh dalam kategori itu, nyatakan "Nil" untuk setiap kategori.
Memperkenalkan minit mesyuarat sebelumnya. Gunakan angka Roman "II" yang diikuti oleh MINUTES MESYUARAT TERDAHULU untuk bahagian ini. Tunjukkan sebarang usul yang dipindahkan, dipindah dan dibawa ke mesyuarat sekarang.
Memperkenalkan laporan mesyuarat. Mulakan bahagian ini menggunakan angka Roman "III" yang diikuti oleh REPORTS. Senaraikan laporan secara individu sebagai item lampiran.
Catat proses pilihan raya. Gunakan angka Roman "IV" untuk menunjukkan pilihan raya untuk pegawai yang kembali, presiden, naib presiden, setiausaha, bendahari dan mana-mana pegawai yang dipilih. Bagi setiap calon, anda perlu memasukkan: orang yang dinamakan; yang mereka dicalonkan oleh; yang memenangi pencalonan; dan sama ada penama merosot atau menerima penamaan. Pegawai yang dipilih kemudian akan ditunjukkan dalam minit tersebut.
Catat pilihan raya pegawai awam. Jika anda memilih pensyarah awam, anda perlu menyenaraikan nama penama, dan individu yang mencalonkan dan menugaskan pegawai tersebut.
Senaraikan sebarang usul yang diluluskan atau dibentangkan pada mesyuarat. Usul adalah undi untuk atau terhadap dasar atau keputusan tertentu, dan boleh dibentangkan semasa mesyuarat itu. Senaraikan sebarang perbincangan ini dalam minit, dan tunjukkan jika usul itu diluluskan atau ditolak.
Catat item "Perniagaan Lain". Di bawah senarai "V" numeral Rom dan meringkaskan apa-apa perbincangan atau peristiwa yang berlaku dalam mesyuarat di luar pilihan raya dan pengenalan. Senarai bullet atau 2 hingga 3 ayat mengenai setiap item biasanya cukup untuk ditinjau pada mesyuarat berikutnya.
Senaraikan maklumat lampiran dan data kewangan. Bahagian terakhir minit AGM perlu menyenaraikan lampiran yang dirujuk sebelum ini dalam minit, dan berakhir dengan ringkasan data kewangan yang disediakan oleh bendahari.
Petua
-
AGM biasanya diadakan setiap tahun untuk memberitahu anggota aktiviti tahun sebelumnya, dan memilih pegawai dan pegawai awam untuk tahun yang akan datang. Salinan RUU AGM boleh diedarkan kepada semua peserta sejurus selepas mesyuarat. Setiausaha mungkin perlu memberikan salinan minit AGM pada mesyuarat berikutnya untuk semakan.
