Profesional, seperti akauntan dan peguam, sering menulis surat kepada pelanggan mengenai perkara-perkara penting perniagaan. Firma mesti mengikuti prosedur tertentu untuk menghasilkan huruf pelanggan yang jelas dan berkesan. Profesional menulis surat pelanggan untuk beberapa tujuan yang termasuk menyambut pelanggan baru, membincangkan perkara perniagaan atau menawarkan nasihat. Tulis surat pelanggan secara profesional dan memudahkan membaca, dengan tujuan yang jelas pembaca akan memahami.
Gunakan kepala surat. Kebanyakan perniagaan profesional menggunakan kop surat untuk semua huruf termasuk mereka kepada pelanggan. Letterhead mengandungi nama firma, alamat dan nombor telefon.
Alamat surat itu. Apabila menulis surat kepada pelanggan, tulisnya terus kepada orang tersebut dengan menyatakan nama orang itu. Ia boleh bermula dengan perkataan "Dear" diikuti dengan nama orang atau perkataan "To." Sertakan tarikh di bahagian atas surat.
Mulakan surat dengan pengenalan ringkas. Pastikan pengenalan yang menyenangkan dan perbualan. Terima kasih kepada pelanggan untuk menggunakan firma anda dan tunjukkan alasan untuk surat itu.
Membangunkan badan surat itu. Bahagian surat ini mengandungi maklumat untuk tujuan surat itu. Ia mungkin mengandungi nasihat atau maklumat lain yang berkaitan dengan pelanggan.
Elakkan menggunakan istilah bahawa hanya seorang profesional dalam bidang tertentu anda akan faham. Peguam dan akauntan sering menggunakan istilah yang khusus untuk bidang mereka, tetapi boleh menjadi tidak biasa kepada pelanggan. Pilih kata-kata yang jelas kepada mana-mana orang, tanpa mengira latar belakang mereka.
Minta pelanggan menghubungi dengan soalan. Jemputan untuk menghubungi firma untuk bantuan dan maklumat tambahan adalah bahagian standard dari semua huruf klien.
Tandakan surat tersebut. Sertakan tandatangan anda di bahagian bawah surat dan melog dokumen ke klien anda.
