Surat perubahan dasar adalah sukar untuk ditulis kerana perubahan biasanya tidak memihak kepada pelanggan atau pekerja, walaupun perlu. Surat perubahan dasar, seperti mana-mana surat menyampaikan berita negatif, memerlukan persiapan dan pertimbangan yang teliti. Jika anda menulis surat dengan teliti, ia dapat menjelaskan rasional untuk perubahan dan masih mengekalkan muhibah para klien atau pekerja.
Gunakan kepala surat syarikat anda. Oleh kerana surat ini adalah pemberitahuan undang-undang tentang perubahan dasar, ia sepatutnya kelihatan rasmi dan formal.
Taipkan tarikh penuh. Langkau ruang baris.
Taipkan nama, organisasi, dan alamat penerima. Sekiranya surat ini adalah mel secara meluas kepada semua pekerja atau semua pelanggan, anda boleh meninggalkan nama dan alamat atau menggunakan ciri penggabungan mel dalam program pemprosesan kata anda untuk memasukkan nama dan alamat secara automatik untuk setiap huruf. Langkau ruang baris lain.
Taip "Dear Mr./Ms (Nama)" yang diikuti oleh usus besar. Jika ini adalah surat jisim, gunakan ucapan generik seperti "Pelanggan yang Dihargai" atau "Pekerja Yang Dihargai" sebaliknya. Langkau ruang baris lain.
Mulailah surat dengan menjelaskan masalah yang membawa kepada perubahan dasar. Gunakan sebarang fakta atau statistik yang akan membantu meyakinkan penerima. Sentiasa bincangkan masalah pertama dalam mesej negatif - jika penerima memahami masalah itu, dia akan lebih cenderung menerima penyelesaian anda.
Terangkan perubahan dasar dalam bahasa tertentu dan jelas. Terangkan bila dasar baru akan berkuatkuasa, akibat tidak mematuhi dasar, dan sebarang butiran yang perlu dilakukan oleh pekerja atau pelanggan.
Terima kasih kepada pelanggan atau pekerja untuk masa dan kerjasamanya. Sediakan maklumat hubungan untuk dia gunakan jika dia mempunyai sebarang soalan mengenai dasar itu.
Taip "Yang ikhlas," dan langkahkan tiga ruang baris. Taipkan nama penuh dan tajuk anda. Tandakan nama anda di atas nama ditaip anda.
Buat salinan surat untuk rekod anda, dan sediakan salinan lain untuk jabatan undang-undang anda. Hantar huruf asal. Sekiranya perubahan dasar adalah penting atau keputusan dari perubahan dalam undang-undang, hantarkan surat dengan mel yang disahkan supaya anda akan mempunyai rekod apabila setiap penerima menerima surat mereka.
Petua
-
Pastikan surat ringkas dan sopan. Jangan terangkan berita negatif, yang boleh mewujudkan kelemahan yang tidak diingini dalam perubahan dasar.
