Ya, anda belajar untuk melakukan ini di sekolah rendah - atau adakah anda? Di dunia nyata, terdapat awalan nama untuk dipertimbangkan, nombor dalam nama syarikat dan syarikat lain yang hanya diketahui oleh akronim nama bekas mereka. Tiba-tiba, pemfailan secara abjad menjadi sedikit lebih rumit. Untuk tidak kehilangan "fail" di mana-mana tetapi tidak di mana anda mula-mula berfikir, anda memerlukan sistem. Sekiranya anda berkongsi fail-fail ini dengan orang lain, sistem itu haruslah mudah dan mudah disampaikan. Filing dilakukan oleh unit. Unit pertama biasanya nama terakhir seseorang. Jika dua orang berkongsi nama terakhir yang sama, anda maju ke unit kedua, yang merupakan nama pertama mereka. Jika mereka berkongsi kedua-duanya, anda maju ke unit ketiga, seperti nama pertengahan atau awal.
Namakan nama individu apabila memfailkan menggunakan sistem berikut: nama belakang, nama pertama atau nama awal, tengah atau awal. Sebagai contoh, John Q. Public akan difailkan sebagai "Awam, John Q."
Tambah awalan untuk nama keluarga kepada nama keluarga untuk membuat satu perkataan dan fail dalam susunan abjad. Sebagai contoh, John Q. De Public akan difailkan sebagai "DePublic, John Q."
Isikan nama yang mengelirukan kerana ditulis apabila anda tidak dapat membezakan nama pertama atau nama akhir. Sebagai contoh, Jon Q. John akan difailkan sebagai "John, Jon Q."
Gabungkan nama terakhir gabungan dan sebatian untuk membentuk satu unit dan fail dengan sewajarnya. Sebagai contoh, John Q. Doe-Public akan difailkan sebagai "Doe-Public, John Q."
Tajuk fail yang merupakan bahagian intrinsik nama dan jika tiada nama terakhir sebagai unit pertama. Contohnya Saint John Q. akan difailkan sebagai "Saint, John Q."
Gagal nama penuh dengan tajuk dengan tajuk sebagai unit terakhir. Oleh itu, Bapa John Q. Public akan difailkan sebagai "Awam, John Q., Bapa."
Fail tajuk lain dan lampiran nama seperti Sr., Jr., Puan, atau Ph.D. sebagai unit terakhir. Sebagai contoh, John Q. Public, Jr. akan difailkan sebagai "Awam, John Q. Jr."
Nama syarikat fail bermula dengan tajuk yang ditulis. Sebagai contoh, "Dr. Syarikat Pembotolan Lada "harus terlebih dahulu difailkan sebagai" Doktor, "kemudian oleh" Lada, "dan lain-lain.
Hantarkan semua singkatan dalam nama seolah-olah ia dinyatakan. Contohnya termasuk "Saint" untuk St., "Fort" untuk Ft. dan "Pembuatan" untuk Mfg.
Berkongsi perniagaan seperti yang ditulis, dengan dua pengecualian: Jika nama itu adalah individu, fail dengan nama belakang dahulu, atau jika nama syarikat begitu terkenal bahawa mengikuti peraturan itu akan menyebabkan kekeliruan. Oleh itu, John Q. Public Company akan difailkan sebagai "Public, John Q. Company." Walau bagaimanapun, Syarikat Marshall Fields akan difailkan sebagai "Marshall, Fields, Company."
Memasukkan nama perniagaan yang dibuat daripada dua atau lebih nama keluarga seperti yang ditulis, dengan setiap nama dianggap sebagai unit diskret. Oleh itu, perniagaan "Awam, Doe & Jones" akan difailkan sebagai "Awam," kemudian sebagai "Doe," dan akhirnya sebagai "Jones."
Hubungkan nama syarikat yang dibentuk pada mulanya dengan huruf, dengan setiap huruf sebagai unit yang berbeda. Sebagai contoh, "WOW Fun" akan difailkan dalam perintah "W," kemudian "O," dan kemudian "W." "Fun" akan menjadi unit terakhir.
Catat mana-mana syarikat dengan tanda-tanda posisial atau plural seolah-olah mereka tidak hadir. Sebagai contoh, "Kelab Lelaki" akan difailkan sebagai "Mens" dan kemudian "Kelab."
Tidak menghiraukan artikel, konjungsi dan preposisi apabila memfailkan, melainkan artikel, konjungsi atau preposisi adalah bahagian intrinsik nama itu. Sebagai contoh, The End of a Long Day akan difailkan sebagai "End," "Long" dan Day. "Walau bagaimanapun, Kardinal Stanford akan difailkan sebagai" The, "" Stanford "dan" Cardinals " apabila preposisi memulakan nama. Lagu "Under Boardwalk" akan difailkan terlebih dahulu di bawah "Bawah," kemudian di bawah "Boardwalk."
Nama angka fail seolah-olah mereka dinyatakan dan memberi angka lebih daripada dua digit nilai nilainya yang betul. Sebagai contoh, "Kelab 900" akan difailkan terlebih dahulu di bawah "Sembilan," kemudian di bawah "Hundred" dan akhirnya di bawah "Kelab."
Petua
-
Jika lokasi fail agak mengelirukan-sama seperti dalam dua keadaan nama pertama -memasukkan fail dummy atau helaian kertas berwarna merujuk kepada pilihan lain.
Amaran
Kecuali anda ingin menghabiskan masa satu jam atau mencari fail yang salah, tambahkan semula fail anda dengan betul. Sebarang sistem pemfailan tidak berguna jika ia tidak digunakan secara konsisten.
