Perniagaan anda mesti melengkapkan borang W2 setiap tahun untuk setiap pekerja. Bentuk-bentuk ini menyajikan maklumat yang memberi kesan kepada pengiraan cukai, termasuk upah, penahanan cukai pendapatan negeri dan persekutuan, dan sumbangan pencen. Pekerja bertanggungjawab menghantar satu salinan borang bersama dengan pulangan cukai tahunan kepada Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri. Mengisi W2 agak mudah jika anda mempunyai perisian perakaunan cukai untuk mengesan nombor-nombor tersebut.
Format oleh Peraturan
Perisian perakaunan anda boleh mengisi kotak individu secara automatik daripada angka dan pengiraan yang disimpan. IRS memerlukan fon Kurier 12-point yang standard, ditaip atau dicetak, hitam tanpa sebarang pembetulan dan semua catatan yang sesuai sepenuhnya di dalam kotak. Bentuknya dibaca mesin, dan jika ia ditendang untuk pemformatan yang tidak betul, atau sebagai tulisan tangan atau dalam warna yang salah, anda perlu menyerahkan semulanya.
Penerangan lanjut
Tunjukkan jumlah upah, pegangan, dan semua maklumat lain yang sesuai di dalam kotak yang betul. IRS menyediakan manual "Maklumat untuk Borang W2," yang tersedia sama ada dalam bentuk cetakan atau dalam talian, dengan pecahan maklumat yang diperlukan. Sesetengah kotak adalah semata-mata maklumat tetapi masih wajib. Menunjukkan Kod DD dalam Kotak 12, misalnya, memberitahu IRS majikan melaporkan sumbangannya kepada pelan kesihatan yang berkelayakan, yang dikecualikan daripada pendapatan boleh cukai pekerja. Fungsi kotak akan berubah kerana undang-undang cukai mewujudkan keperluan pelaporan baru.
Mengedarkan Dokumen
Fail Salinan A Borang W2 dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial, yang memerlukan maklumat untuk gaji SSA dan rekod caruman pekerja. Hantar Salin 1 ke bahagian cukai negeri atau negeri, jika dikehendaki oleh undang-undang. Salinan B, Salinan C, dan Salin 2 pergi ke pekerja, dan Salinan D adalah untuk rekod majikan. Tarikh akhir untuk mengedarkan borang dan fail itu berbeza-beza setiap tahun. Tarikh akhir untuk memfailkan untuk 2014, sebagai contoh, ialah 2 Mac 2015, manakala tarikh akhir untuk mengedarkannya kepada pekerja adalah 2 Februari 2015. Anda boleh meminta lanjutan masa untuk memfailkan dengan Borang IRS 8809. Harus ada salinan kekal daripada W2 dalam sistem perakaunan anda. IRS menghendaki anda menyimpan borang tersebut, walaupun tidak dapat dihantar kepada pekerja, selama empat tahun.
Jimat masa dengan BSO
Anda boleh menggunakan Talian Perkhidmatan Perniagaan Keselamatan Sosial untuk mencipta dan / atau memuat naik versi elektronik W2 anda, yang juga boleh dicetak untuk pekerja. Jika anda menjalankan perniagaan kecil, ini merupakan alternatif untuk menarik W2s melalui sistem perakaunan anda sendiri atau melakukannya secara manual. Laman SSA memerlukan pendaftaran. Anda mesti mempunyai penyemak imbas web yang didayakan dengan penyulitan 128-bit dan kuki yang diaktifkan, dan Adobe Acrobat Reader untuk membuat dokumen dalam talian.
