Mesyuarat toastmasters membolehkan para peserta mengamalkan teknik bercakap awam dan kemahiran kepimpinan dalam persekitaran yang mesra dan mesra. Peranan keseluruhan ahli toastmaster adalah merancang dan mengarahkan mesyuarat, menyelaras dengan ahli-ahli lain dan memastikan mesyuarat berjalan dengan lancar dan cekap. Toastmaster juga bertindak sebagai emcee, memperkenalkan speaker dan peserta lain. Bertindak sebagai peranan toastmaster memberikan anda peluang untuk menggunakan kemahiran yang anda kumpul semasa berkhidmat dalam peranan kepimpinan yang lain.
Sebelum Mesyuarat
Buat program terperinci untuk mesyuarat itu. Menjadi akrab dengan agenda mesyuarat dan peserta yang akan terlibat dalam mesyuarat tersebut.
Hubungi ahli yang dijadualkan untuk peranan terlebih dahulu. Bukan sahaja ini mengesahkan kehadiran, tetapi ia juga membolehkan ahli memberi notis awal mengenai ketiadaan secara tiba-tiba, supaya ahli lain dapat dihubungi untuk mengisi jika diperlukan.
Temuduga penceramah yang dijadualkan dan sahkan kehadiran mereka. Kumpulkan maklumat mengenai jenis ucapan, panjang ucapan, tajuk dan maklumat penting lainnya. Bilangan penceramah boleh dikurangkan oleh Master Topik Jadual untuk memastikan mesyuarat mengikut jadual jika mana-mana penutur memberikan ucapan yang lebih panjang daripada biasa.
Sediakan agenda anda sebelum mesyuarat. Pastikan salinan yang cukup untuk diedarkan di kalangan peserta.
Tiba ke mesyuarat awal. Bukan sahaja anda dapat menyemak bahawa semua peserta hadir dan bersedia untuk mengadakan mesyuarat, anda juga boleh menjaga butir-butir minit terakhir, sekiranya ada yang hadir.
Semasa Mesyuarat
Ambil tempat duduk di hadapan bilik. Ini akan memberi anda akses cepat ke komputer semasa dipanggil.
Tuan rumah mesyuarat itu selepas pegawai presiden memperkenalkan anda. Sebagai toastmaster, anda mempunyai kawalan ke atas mesyuarat, kecuali apabila mengendalikan kawalan kepada peserta lain, seperti pembicara, Master Topik Meja dan Penilai Umum. Anda juga akan melaksanakan tugas seperti mengumumkan tema mesyuarat, memperkenalkan peserta dan mengambil alih mesyuarat daripada mereka selepas mereka selesai.
Ketahui masa semasa mesyuarat berlangsung. Sahkan bahawa semua ucapan adalah dalam masa dengan penjaga masa dan membuat sebarang penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan mesyuarat tetap mengikut jadual.
