Apabila menulis cadangan bayaran, anda mesti menunjukkan kepada pelanggan anda apa yang akan dilakukan, berapa kos, dan mengapa kosnya mahal. Ini dilakukan dengan menulis cadangan dua bahagian. Bahagian pertama adalah Penyata Kerja, yang menyatakan kerja yang sedang dilakukan, biasanya ditulis dengan deskripsi terperinci mengenai perkhidmatan yang sedang dilakukan. Bahagian kedua adalah satu siri jadual yang memberikan kos untuk setiap butiran yang terperinci dalam Pernyataan Kerja dan sepatutnya dapat dibaca dan dipahami sekilas.
Tentukan Penyataan Kerja untuk projek. Ini boleh menjadi pendek atau selagi diperlukan, dari satu halaman hingga seratus halaman atau lebih, bergantung kepada projek. Senaraikan setiap fasa yang terlibat dalam projek itu dalam subpulanya yang berasingan. Di bawah setiap fasa, terangkan skopnya dalam bentuk perenggan. Di bawah penerangan itu, senaraikan setiap perkhidmatan yang disediakan. Kemudian, dalam bentuk titik, senaraikan setiap tugas yang dilakukan di bawah setiap perkhidmatan.
Buat spreadsheet untuk setiap fasa projek yang diterangkan dalam Pernyataan Kerja. Labelkan hamparan dengan sub tajuk yang sama untuk fasa seperti yang dipaparkan dalam Penyataan Kerja dengan meletakkan tajuk di baris pertama spreadsheet. Sebagai contoh, jika fasa pertama projek itu adalah audit, tajuk hamparan dan sarikata dalam Penyata Kerja akan kedua-duanya menjadi "Audit."
Terangkan makna setiap lajur dengan memberikan tajuk di baris kedua hamparan. Spreadsheet tipikal, sebagai contoh, mungkin menyenaraikan tajuk ini: "Perkhidmatan," "Kadar Jam," "Jam," "Diskaun," "Jumlah."
Senaraikan setiap perkhidmatan di lajur kiri spreadsheet. Termasuk kadar dan jumlahnya apabila ia digunakan untuk projek dalam lajur bersebelahan. Jika sesuai, putuskan perkhidmatan ke dalam tugas dan senaraikan harga dan bayaran di sana. Ini boleh menjadi penting jika seorang perunding dibawa masuk, atau perkhidmatan itu termasuk banyak tugas, atau tugas dengan yuran yang berbeza.
Buat jumlah untuk fasa projek di sebelah kanan bawah hamparan.
Format hamparan yang sesuai. Dalam baris yang mengandungi tajuk, gunakan sel berwarna dengan teks putih. Gunakan sempadan untuk membahagikan lajur.
Buat hamparan baru bertajuk "Jumlah" apabila anda telah menyelesaikan spreadsheet untuk setiap fasa projek. Pada hamparan terakhir ini, senaraikan setiap fasa projek di lajur kiri dan jumlah di sebelah kanan. Pada baris terakhir hamparan ini, masukkan "Jumlah Besar" projek dengan menambah semua yuran.
Terangkan cadangan bayaran anda. Jangan semata-mata bergantung kepada utiliti ejaan sebelum mengemukakan cadangan itu.
