Apabila menjalankan perniagaan, penting untuk menjawab telefon dengan cara yang profesional dan sopan. Telefon tetap merupakan cara utama komunikasi antara kebanyakan perniagaan dan pelanggan mereka. Jika anda membaca ulasan pelanggan yang dibuat pada perniagaan, anda akan mendapati bahawa pelanggan cenderung untuk membentuk pendapat keseluruhan syarikat berdasarkan bagaimana mereka dirawat di telefon. Pelanggan membuat pertimbangan berdasarkan bilangan cincin sebelum panggilan mereka dijawab, bagaimana mereka disambut di telefon, berapa lama mereka ditunda dan sama ada mereka berpuas hati pada akhir panggilan.
Angkat telefon sebelum cincin ketiga. Walaupun ini mungkin tidak mungkin setiap masa, ini sepatutnya menjadi matlamat keseluruhan. Pelanggan memandangnya sebagai tidak profesional apabila panggilan mereka tidak dijawab dengan segera. Walaupun anda tidak boleh menghubungi panggilan tersebut, sekurang-kurangnya menyambut pelanggan dan memintanya untuk menahan sesaat.
Jawab telefon dengan cara yang profesional. Bagi kebanyakan perniagaan, ucapan piawai berfungsi dengan baik, dan anda mungkin ingin mengeluarkan dasar syarikat universal di mana semua panggilan telefon dijawab dengan cara yang sama. Gunakan ucapan ringkas yang termasuk nama syarikat dan bertanya bagaimana anda boleh membantu. Sebagai contoh, anda boleh mengatakan sesuatu kepada kesan, "Selamat malam dan terima kasih kerana memanggil Syarikat XXX Bagaimana saya boleh membantu anda?"
Dengarkan secara aktif semasa pelanggan bercakap. Pelanggan berasa marah apabila mereka tidak merasakan orang lain memberi perhatian kepada mereka atau mereka diminta beberapa kali untuk mengulangi apa yang mereka katakan tadi. Elakkan daripada melakukan multitasking semasa di telefon, dan memberi pelanggan semua perhatian anda.
Senyum semasa anda bercakap. Apabila anda tersenyum, anda dapat melihat lebih menyenangkan melalui telefon dan pelanggan memberi respons positif kepada perkara ini. Di samping itu, sentiasa kekal bersopan dan sopan pada setiap masa, walaupun pelanggan itu marah dan tidak bersetuju.
Bercakap dengan perlahan dan jelas sambil menjelaskan perkara kepada pelanggan. Pelanggan tidak mahu berasa tergesa-gesa, seperti yang anda cuba untuk melepaskan mereka dari telefon. Sangat penting untuk berbicara secara perlahan dan jelas semasa anda menerangkan proses yang panjang atau akan mengatasi polisi syarikat. Anda ingin menjelaskan dengan terperinci diri supaya pelanggan memahami sepenuhnya dan tidak dibiarkan dengan apa-apa soalan yang berlarutan.
