Dalam tetapan perniagaan, setiap panggilan telefon yang anda ambil adalah penting, sama ada anda bercakap dengan pelanggan, pelanggan atau penjual. Pengalaman ini adalah asas untuk hubungan perniagaan anda, dan satu pengalaman buruk sering cukup untuk kehilangan pelanggan selama-lamanya. Dengan mengikuti peraturan asas etiket telefon, anda akan memastikan bahawa pelanggan anda mempunyai pengalaman positif setiap kali mereka menghubungi.
Bersedia
Hubungan telefon yang baik bermula dengan penyediaan. Kakitangan pejabat harus tahu siapa yang bertanggungjawab untuk menjawab setiap telefon, dan sesiapa yang mengambil panggilan itu harus akrab dengan telefon dan fungsinya.
Anda juga harus menyiapkan ucapan yang standard untuk semua kakitangan untuk digunakan. Walaupun anda mungkin mahu menambah beberapa keperibadian kepada ucapan anda, ia masih perlu memasukkan empat bahan asas: Salam, orang yang bercakap, organisasi yang mereka wakili dan bertanya bagaimana untuk membantu pemanggil. Satu contoh ialah, "Halo, ini Gen dengan Perkhidmatan Du Bois. Bagaimana saya boleh membantu anda hari ini?"
Bersabarlah
Apabila anda menjawab panggilan, sedar nada suara anda dan kelajuan kata-kata anda. Cobalah untuk mengekalkan nada suara ceria, walaupun anda tidak merasa sangat positif. Tersenyum akan membantu, walaupun pemanggil tidak dapat melihat anda. Senyuman mengubah bentuk mulut, mengubah peredaran dan nada anda dengan cara yang dapat didengar.
Menjadi cekap
Panggilan masuk harus dijawab dengan segera, pada umumnya pada cincin kedua. Menjawab panggilan terlalu cepat mungkin mengecilkan beberapa pemanggil, tetapi kebanyakan penelpon cenderung menggantung selepas tiga atau empat cincin.
Sebelum mengambil panggilan, anda perlu menjadi biasa dengan fungsi sistem telefon anda. Berasaskan diri anda dengan cara meletakkan penelepon ditahan (tanpa sengaja memutuskan sambungan pemanggil) dan cara memindahkan panggilan ke sambungan lain.
Sekiranya anda perlu mengambil mesej, bersiaplah untuk mengambil nota menyeluruh. Sentiasa tanya nama pemanggil dan siapa mesej mereka. Jika pemanggil perlu dihubungi pada masa hadapan, minta nombor telefon kembali. Catat mesej itu secara keseluruhannya, dan lulus bersama-sama kepada penerima dengan serta-merta.
Apabila memulangkan panggilan, tindak balas harus berlaku dalam satu hari perniagaan dan jika mungkin pada hari yang sama. Sekiranya ini tertangguh, hubungan perlu dibuat untuk menjelaskan mengapa dan anggaran apabila tindak balas akan dibuat.
Jadilah profesional
Kerana anda mewakili perniagaan, berhati-hati untuk bercakap seperti seorang profesional. Ungkapan seperti "Apa?" dan "Hanya sec" baik untuk perbualan santai, tetapi bukan komunikasi profesional. Begitu juga, anda harus mengelak daripada menggunakan apa-apa jenis slang. Bukan sahaja tidak profesional, tetapi banyak yang mendapati istilah yang tidak berbahaya itu menyinggung perasaan.
Dan jangan cuba makan dan menjawab telefon pada masa yang sama. Cuba bercakap di sekitar gigitan makanan hanya akan membuat anda sukar difahami.
Bersikap sopan
Pada permulaan setiap panggilan, orang yang menjawab harus meminta nama pemanggil dan bagaimana mereka dapat melayani. Sekiranya panggilan itu diperluaskan lagi, berhati-hati harus diambil dan (jika sesuai) gunakan nama pemanggil. Pemanggil harus merasakan bahawa mereka menerima perhatian dan perkhidmatan peribadi.
Jika anda perlu memindahkan panggilan atau membuat penelepon ditahan, sentiasa meminta izin untuk berbuat demikian. Untuk ramai penelepon, perubahan mendadak dari bercakap kepada orang yang hidup untuk mendengar memegang muzik adalah menjengkelkan dan kasar. Tiada pemanggil yang perlu ditahan tanpa alasan yang baik. Menggunakan pegang sebagai cara mengelakkan penelepon bukan sahaja kasar, ia boleh menyebabkan penamatan.
Sentiasa cuba menamatkan panggilan pada nota positif. Pastikan penelepon bahawa anda memberi mereka usaha terbaik anda dengan mengkaji tindakan yang telah diambil dan akan diambil.Sentiasa tanya jika ada apa-apa lagi yang anda boleh membantu mereka, dan berterima kasih kepada mereka untuk masa mereka.
