Khidmat pelanggan biasanya ditakrifkan sebagai interaksi antara perniagaan dan pelanggannya dan dinilai berdasarkan keupayaan perniagaan untuk memenuhi keperluan pelanggan mereka. Perkhidmatan pelanggan yang baik akan melebihi keinginan pelanggan atau keperluan dengan cara yang cepat dan sopan. Walaupun perkhidmatan pelanggan biasanya lebih ketara dalam pekerjaan jualan, adalah penting untuk kejayaan mana-mana syarikat atau organisasi yang menyediakan perkhidmatan untuk menyampaikan set perkhidmatan standard pelanggan yang jelas kepada pekerja mereka.
Menghormati
Aspek yang paling penting dalam perkhidmatan pelanggan adalah untuk merawat pelanggan dengan hormat. Apabila orang menghabiskan masa dan wang mereka di sebuah pertubuhan, mereka mengharapkan mereka akan dilayan secara adil dan hormat. Kebanyakan perniagaan mempunyai pesaing yang boleh menyediakan perkhidmatan yang serupa, sering kali, kualiti perkhidmatan pelanggan akan menjadi faktor penentu utama dalam mendapatkan pelanggan. Majoriti pelanggan tidak mempunyai harapan yang tidak realistik, tetapi hanya menginginkan kejujuran dan integriti. Menunjukkan empati, atau meletakkan diri anda dalam kasut pelanggan, memaparkan kepada pelanggan bahawa anda memahami frustrasi atau keperluannya dan bersedia membantu dia menyelesaikan masalah.
Masa yang tepat
Sebagai pepatah lama, masa adalah wang dan memberikan resolusi segera kepada keperluan pelanggan adalah penting untuk kejayaan syarikat. Tiada siapa yang suka ditahan tanpa henti atau memberitahu mereka akan perlu menunggu untuk dijaga. Perkhidmatan pelanggan yang baik dapat dicapai dengan cepat menanggapi masalah dengan pengetahuan dan akurat. Kebolehcapaian adalah penting untuk mencapai tahap perkhidmatan yang tinggi, dan banyak syarikat mempunyai jabatan perkhidmatan pelanggan atau seluruh pusat panggilan dengan pekerja terlatih dalam menyelesaikan masalah tepat pada masanya. Sekiranya keperluan pelanggan dipenuhi dengan pantas, dia biasanya akan memaafkan syarikat dan menghargai bahawa syarikat cukup peduli untuk mengiktiraf dan menyelesaikan masalah itu.
Tetapkan harapan yang realistik
Masalah utama yang berlaku dalam situasi perkhidmatan pelanggan adalah apabila pelanggan dijanjikan sesuatu yang tidak dapat dipenuhi. Sesiapa sahaja boleh membuktikan bahawa ia adalah lebih mengecewakan untuk mengelirukan mengenai penyelesaian dan bukannya diberitahu dari awal apa yang benar-benar dapat dicapai. Memberi berita yang tidak menyenangkan pelanggan boleh menakutkan, terutama jika dia sudah kecewa, lebih baik menjadi jujur dan mula bekerja ke arah resolusi yang realistis. Akhirnya, sebagai kecewa sebagai seorang pelanggan mungkin tidak mendengar apa yang ingin dia dengar, dia akan menghargai kejujuran. Seorang pelanggan lebih cenderung menjadi lebih kecewa jika dia dijanjikan sesuatu yang tidak dapat disampaikan oleh syarikat.
