Kabinet pemfailan biasanya merujuk kepada sekeping perabot pejabat yang menyimpan fail dan dokumen. Kabinet filing datang dalam pelbagai saiz. Sesetengah mempunyai kunci untuk menghalang akses yang tidak dibenarkan, manakala kabinet lain mudah diangkut dan diakses oleh sesiapa sahaja. Perniagaan dengan sejumlah besar fail, seperti hospital, firma undang-undang atau sekolah, sering mengekalkan kabinet yang tidak dapat bergerak dengan mudah.
Asas-asas
Terdapat pelbagai cara untuk memfailkan dokumen. Untuk membangunkan pendekatan yang sistematik, anda harus menganalisis maklumat yang akan disimpan dalam fail. Cara mengatasi otak yang berbeza supaya anda boleh memilih kaedah terbaik. Sebagai contoh, jika anda menyimpan rekod pembekal bahagian kereta, maka anda boleh memfailkan menggunakan pendekatan abjad berdasarkan nama syarikat. Anda juga boleh membuat satu kaedah untuk memisahkan pembekal mengikut rantau (mis., Selatan, Barat, Timur, Antarabangsa). Jika anda mengekalkan rekod reptilia, maka kaedah anda mungkin melibatkan menyusun reptilia dengan nama saintifik mereka atau pada tarikh file itu dibuat.
Pengurusan dokumen
Sebaik sahaja anda merekabentuk kaedah yang memuaskan, pastikan untuk menuliskannya supaya orang lain dapat memahami dan mengikuti sistem pemfailan. Anda juga harus memastikan bahawa fail disimpan dengan lancar, kerana sistem anda dengan cepat akan menjadi tidak efektif jika file tidak lengkap (mis., Data hilang) atau disimpan secara tidak jelas (misalnya, kategori pemfailan tidak diendahkan). Sebagai contoh, jika anda memisahkan jantina dengan warna, maka orang yang membuat fail mesti ingat untuk membezakan lelaki dan perempuan.
Anda mesti menjangka pertumbuhan dan menambah kabinet atau ruang tambahan yang diperlukan. Jika tidak, rekod akan disumbat dengan ketat. Juga pertimbangkan bagaimana untuk membezakan aktif dari fail yang tidak aktif dan, jika berkenaan, bila hendak memusnahkan atau menghancurkan fail tidak aktif.
Pertimbangan
Banyak perniagaan melaksanakan sistem organisasi dokumen yang menggunakan dokumen asal atau salinan keras. Walau bagaimanapun, sebelum membuat sistem pemfailan baru, anda perlu meneroka pilihan maya. Sebagai contoh, anda boleh membeli program perisian dan memasukkan data ke dalam pelayan dalaman atau berasaskan web. Walaupun anda kini mempunyai sistem pemfailan, anda harus menilai masa dan kos memindahkan data dengan penjimatan kos berpotensi dan kecekapan penyimpanan digital atau berasaskan web. Firma undang-undang yang menggunakan perisian pengurusan jarum jarum mungkin menghabiskan masa yang besar untuk memindahkan data, tetapi sebaiknya sistem berfungsi dengan banyak keuntungan, seperti keupayaan untuk mengakses fail dari lokasi terpencil.
