Sistem dan prosedur penting untuk berjaya menjalankan perniagaan. Menurut Michael Gerber, perunding perniagaan dan pengarang panduan perniagaan jualan terbaik "The E-Myth," perniagaan yang didorong oleh sistem menjimatkan masa, menyebabkan kurang tekanan dan membuat lebih banyak wang daripada perniagaan yang didorong oleh perkataan dan arahan pemiliknya. Mencipta prosedur pejabat adalah latihan dalam logik dan organisasi, yang terbaik dilakukan dalam urutan demi langkah.
Tentukan skop prosedur, betul-betul apa prosedur yang dimaksudkan untuk dicapai. Dilihat secara terperinci, tetapi tidak membingungkan begitu. Sebagai contoh, anda memerlukan prosedur untuk mengendalikan mel masuk yang berbeza dari prosedur pengendalian mel keluar. Anda tidak memerlukan prosedur lain untuk mel sampah, bil, majalah dan surat peribadi. Subkategori tersebut boleh dimasukkan ke dalam tajuk umum yang sama.
Tentukan siapa yang bertanggungjawab untuk memastikan prosedur dilakukan, termasuk tarikh akhir atau garis masa yang berkaitan dengan proses. Orang yang bertanggungjawab tidak perlu melakukannya secara peribadi, tetapi harus memeriksa dengan perwakilan yang ditugaskan untuk memastikan penyelesaian dan periksa kualitas. Takrif ini lebih baik diberikan kepada tajuk dan bukannya seseorang, walaupun anda tahu siapa yang akan melakukan pekerjaan sekarang.
Senaraikan tugas-tugas individu yang wujud dalam proses ini. Letakkannya dalam susunan kronologi.
Tulis perihalan setiap tugas, termasuk had masa yang munasabah, alat yang diperlukan dan tindakan asas yang diperlukan. Sertakan "keadaan siap" - apakah tugas yang kelihatan seperti selesai. Keadaan penyelesaian amat penting untuk memeriksa prestasi kerja dan penarafan pekerja.
Tulis akibat akibat gagal menyelesaikan tugas dalam tempoh masa yang ditetapkan. Ini termasuk tindakan tatatertib untuk pekerja dan pelan kontingensi untuk masalah yang timbul daripada kegagalan.
