Membangunkan prosedur pejabat memberi manfaat kepada pejabat atau perniagaan anda dengan membantu anda dan pasukan pengurusan anda menyeragamkan operasi khusus. Prosedur pejabat membantu dalam mengekalkan kecemerlangan perkhidmatan dan berfungsi sebagai panduan yang menyediakan maklumat yang diperlukan untuk memastikan kualiti perkhidmatan. Mewujudkan prosedur yang jelas dan tepat dapat dicapai dengan mengikuti urutan langsung perancangan kandungan, menulis prosedur, menghasilkan manual atau panduan dan menjejaki semua semakan yang dibuat kepada prosedur. Prosedur pejabat boleh ditulis untuk fungsi pejabat tertentu atau untuk pengurusan seluruh pejabat.
Perkara yang anda perlukan
-
Perakam pita (pilihan)
-
Notebook dan pemproses perkataan
-
Kalendar atau penjadual
Tuliskan mengapa anda menulis prosedur dan siapa yang akan menggunakan prosedur. Kenal pasti berapa kerap prosedur, atau bahagian prosedur, akan digunakan. Menjadi khusus membantu anda memfokuskan dan menyusun usaha dokumentasi.
Buat jadual untuk mengumpul maklumat tentang tugas-tugas yang telah dilakukan dan berapa kerap tugas selesai. Temubual pakar membuat tugas dan merekodkan langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan setiap aktiviti dalam tugas. Jika membuat langkah-langkah dari awal, lukiskan carta aliran mudah langkah-langkah kakitangan mengikuti dari awal hingga akhir untuk menyelesaikan tugas.
Tentukan apabila dokumen akan dihantar dan sama ada ia dalam format kertas atau dalam talian. Untuk tujuan praktikal, prosedur di atas kertas adalah ideal kerana ia berfungsi sebagai panduan rujukan mudah dan berguna semasa latihan prosedur. Mempunyai struktur fail dan konvensyen penamaan fail mudah berguna apabila membuat prosedur.
Bahagikan prosedur ke bahagian mengikut fungsi. Mencipta tugas khusus tugas memberikan peranan dan tanggungjawab kepada seseorang, atau jabatan, yang mesti menyelesaikan tugas.
Tulis langkah-langkah prosedur yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Menggunakan nota wawancara yang ditulis atau direkodkan dalam Langkah 2, tulis aktiviti secara berturutan supaya sesiapa sahaja dapat menyelesaikan aktiviti dan tugas dengan jayanya. Selepas mendokumentasikan tugas sepenuhnya, lakukan pemeriksaan ejaan dan semak semula kandungan yang lengkap. Adalah ideal untuk mempunyai satu atau dua pakar menyemak draf dokumen untuk ketepatannya.
Membuat apa-apa pembetulan yang diperlukan dan menghasilkan draf kedua atau akhir. Mengingat tarikh penghantaran dokumen anda, buat semakan akhir dokumen dan kemudian menghasilkan dokumen akhir untuk cetakan atau rujukan dalam talian. Sediakan salinan yang ditempatkan dalam pengikat tiga cincin untuk penggantian halaman mudah apabila kemas kini dibuat.
Petua
-
Menggunakan sebarang maklumat atau jadual aliran tugas yang sedia ada akan mengurangkan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan pembangunan prosedur dan membantu memastikan kesilapan operasi diminimumkan.
Rata-rata, diperlukan kira-kira enam minggu untuk menyelesaikan proses dokumentasi dan kajian semula.
