Dunia digital telah menjadikan komunikasi boleh dikatakan kemahiran yang paling penting untuk kedua-dua individu dan syarikat. Apabila komunikasi jatuh di dalam syarikat, ia sering menjadi prediktor apabila dinamik tempat kerja lain akan mengikuti lingkaran ke bawah. Untuk menguasai komunikasi, seseorang harus memahami perbezaan asas antara komunikasi formal dan informal, dan apabila setiap aplikasi diterapkan dengan baik. Apabila komunikasi cair dan terbuka, ia sering membawa kepada peningkatan kecekapan, hubungan yang lebih baik dan semangat yang lebih tinggi.
Apakah Komunikasi Korporat?
Sebelum masuk ke dalam selok-belok kaedah komunikasi formal dan tidak formal, adalah baik untuk mempunyai inti asas mengenai komunikasi korporat.
Komunikasi korporat boleh menjadi dalaman dan luaran. Kadang-kadang, ia boleh tentang mendidik pekerja mengenai imej jenama dan bagaimana untuk mengekalkan dan memproyeksikan jenama melalui semua usaha mereka. Komunikasi digunakan untuk membina hubungan pihak berkepentingan. Ia melalui pemesejan bahawa kerosakan dikawal atau menjadi lebih teruk apabila sesuatu berlaku. Komunikasi menentukan pemasaran, perhubungan awam dan kesedaran jenama luar. Ia dalam pemesejan dan komunikasi yang syarikat-syarikat membuat kerangka untuk ke mana mereka menuju dan apa projek-projek yang turun paip.
Pendek kata, komunikasi korporat berada di belakang hampir setiap aspek perniagaan moden. Untuk cemerlang dalam komunikasi adalah cara utama kedua-dua pekerja dan pengurusan dapat mengambil kerjaya mereka ke tahap yang lebih tinggi.
Apakah Kaedah Komunikasi Formal dan Tidak Informal?
Mana cara yang dipilih seseorang untuk membuat sesuatu yang diketahui adalah kaedah komunikasi dan pelbagai adalah luas. Ada yang termasuk:
- Bercakap di sekitar air sejuk.
- Menghantar e-mel seluruh syarikat atau orang ke orang.
- Menghantar ke forum korporat.
- Perkongsian dalam surat berita korporat.
- Memasukkan risalah di papan buletin makan tengah hari.
- Pemesejan sembang kawan-ke-rakan.
- Perbualan kumpulan atau kumpulan dalam kumpulan Slack syarikat atau lembaga Basecamp.
- Menangani meja bulat korporat.
- Membuat ucapan di perkelahan syarikat.
- Apa-apa bentuk teks, media sosial dan juga video.
- Mengeluarkan laporan pihak berkepentingan.
Tiada kaedah ini tidak berkesan untuk berkomunikasi. Mereka semua mendapat kata keluar. Persoalannya, adakah mereka satu kaedah yang sesuai untuk mesej itu? Lebih penting lagi, adakah mereka tidak sesuai?
Di sesetengah wilayah, menghantar teks selepas waktu boleh bertentangan dengan undang-undang atau pelanggaran syarat kontrak pekerja. Berkawan dengan Facebook boleh menjadi tidak wajar untuk seorang penyelia atau pengurus kerana ia boleh membawa kepada ketidakdayakan yang tidak terkawal daripada waktu kerja. Dari rantau ke rantau dan syarikat ke syarikat, pelbagai komunikasi hari ini menyajikan pelbagai dilema dan pertimbangan yang harus diakui dan difahami oleh kedua-dua pengurus dan pekerja.
Contoh Kaedah Komunikasi Informal
Komunikasi tidak formal adalah cara berkomunikasi yang tidak mengikut rantaian korporat atau mematuhi amalan terbaik yang ditetapkan dalam syarikat. Ia boleh merangkumi gosip, khabar angin, perbualan santai, banting waktu dan sebagainya. Ia berlaku dalam e-mel, melalui teks, aplikasi pemesejan kumpulan, nota tulisan tangan, Post-yang dilekatkan pada laporan, panggilan telefon dan bahkan dalam blog kumpulan. Sering kali, ia dianggap peer-to-peer, bermakna ia jarang berlaku dengan orang-orang di pelbagai peringkat kuasa.
Secara umum, ia boleh menjadi kebencian, tidak dirancang, kasual dan tidak disahkan. Ia tidak biasanya bermaksud diambil sebagai kata akhir dan sering dijangka tidak dapat dirakamkan.
Mungkin seorang pekerja berkata dengan bersahaja, "Saya melihat laporan jualan dan saya fikir ia bermakna perkara-perkara buruk untuk keselamatan kerja kita." Ini adalah komunikasi tidak rasmi yang tidak mewakili garis bawah syarikat. Penjualan boleh turun untuk beberapa sebab, dari pelanggan utama yang mengisytiharkan kebankrapan menerusi pembangunan produk yang ramping untuk pelancaran baru yang boleh menyebabkan produk lama usang. Bagi sesiapa sahaja untuk mengambil komen sebegini seperti Injil boleh berbahaya kepada semangat berpasukan. Adalah penting agar pekerja memahami pemerhatian kasual sebagai "komunikasi tidak rasmi" dari satu orang boleh merosakkan pasukan.
Katakanlah pekerja lain menghantar teks seluruh syarikat yang mengundang semua orang untuk minuman selepas waktu di Wanda's Watering Hole, di mana minuman berjam-jam yang paling murah yang pernah ada. Ini mungkin terjadi pada akaun korporat dan ia mungkin melibatkan pekerja, tetapi ia merupakan perhimpunan pejabat yang tidak rasmi dan tidak rasmi. Dan ini adalah pembina pasukan yang hebat dan harus digalakkan, tetapi syarikat harus mempunyai dasar tentang bagaimana kejadian tersebut diatur - seperti tidak melalui akaun e-mel syarikat.
Komunikasi tidak rasmi juga boleh menembak angin. Ini pekerja bercakap tentang hujung minggu mereka atau menyebarkan berita bahawa Joyce mempunyai bayinya. Kolam bola sepak, bercakap tentang cuaca, mengikat tempat letak kereta atau bertanya-tanya tentang keluaran produk suku tahun baru - ini semua tidak rasmi.
Apabila tempat kerja berkomunikasi adalah tidak formal, seringkali tidak ada keperluan untuk mengekalkan privasi atau harapan privasi.
Contoh Kaedah Komunikasi Formal
Apabila berkomunikasi secara formal di tempat kerja, umumnya terdapat pertimbangan arah. Ia top-down, bottom-up, lateral atau mendatar. Ia melibatkan jabatan dan amalan yang ditubuhkan. Komunikasi formal biasanya diilhamkan dari masa ke masa - mesej yang telah dipikirkan dan dirancang kemudian disebarkan untuk pekerja tertentu, jabatan tertentu atau bahkan syarikat atau pemegang kepentingannya secara keseluruhan.
Ia juga boleh berlaku dalam e-mel atau melalui perbualan telefon. Tetapi kriteria yang paling penting untuk komunikasi formal adalah bahawa ia dianggap "melalui saluran yang betul" komunikasi.
Satu contohnya ialah ketika tembaga syarikat mengeluarkan e-mel dengan lampiran yang ditulis secara formal, menjelaskan mengapa masa lampau tidak dapat ditagih dan tidak akan diberi pampasan untuk jangka waktu tertentu. Surat sedemikian akan melibatkan pengurusan, perakaunan dan mungkin juga jabatan undang-undang supaya ia melindungi syarikat daripada sesiapa yang telah menyalahfahamkan surat dan percubaan untuk membatalkan masa lampau yang tidak diluluskan. Ia mungkin akan melibatkan "resit baca" pada e-mel sebagai bukti bahawa setiap penerima telah membuka dan membaca komunikasi tersebut.
Laporan saham untuk pihak berkepentingan adalah komunikasi formal. Kajian pekerja dengan pengurus boleh dianggap sebagai komunikasi formal apabila terdapat laporan tertulis yang terlibat. Video yang dibuat oleh pihak pengurusan untuk menjelaskan projek dan boleh diakses melalui awan korporat adalah formal, sedangkan sembang video tidak rasmi. Siaran blog korporat adalah cara rasmi untuk mendapatkan berita mengenai produk atau perkhidmatan baru, bukan hanya kepada pasukan syarikat tetapi juga kepada pelanggan mereka yang sedia ada dan bakal calon. Apabila berita buruk keluar dari projek dan jabatan perhubungan awam meletakkan kebakaran, komunikasi formal luaran itu.
Semua kaedah komunikasi berkongsi perkara yang sama - tiada seorang pun daripada mereka spontan. Semua mungkin memasukkan tatabahasa yang baik, bahasa ringkas, jargon industri, istilah korporat dan bahkan penjenamaan syarikat.
Kenapa Anda Perlu Kaedah Komunikasi Formal dan Tidak Informal
Komunikasi mempengaruhi apa yang berlaku dalam kehidupan kita. Ia menimbulkan ketakutan; ia memberi inspirasi dan mendidik. Ia membina hubungan dan boleh memisahkannya.
Syarikat-syarikat yang gagal mempunyai komunikasi yang baik sering mengalami pelbagai masalah. Ia boleh membuat pekerja mengelirukan mengenai tindakan yang hendak diambil atau bagaimana untuk bertindak. Pertembungan boleh berlaku di antara jabatan. Kesalahan berlaku. Tempers boleh suar. Hasilnya boleh menjadi segalanya dari ketidakcekapan melalui masalah hukum.
Dengan komunikasi yang baik - baik formal dan formal - budaya korporat cenderung menjadi lebih kuat, lebih sihat dan lebih produktif. Apabila pekerja merasakan mereka mempunyai alat untuk berkomunikasi antara satu sama lain dan dengan pengurusan, mereka sering mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai peranan dan matlamat mereka.
Apabila pengurusan mempunyai pelbagai saluran yang tersedia untuk berkomunikasi dengan pekerja, ia mewujudkan hubungan yang lebih baik, memberi inspirasi kepada kesetiaan yang lebih tinggi dan boleh membawa kepada produktiviti yang meningkat secara keseluruhan.
Jika komunikasi hanya berlaku secara tidak rasmi atau secara formal, ia mewujudkan konflik.
Contoh-contoh Komunikasi Campuran atau Mismanaged
Mungkin pihak pengurusan tidak pernah berbaur dengan pasukan mereka. Mungkin Peter, ketua jualan, tidak tahu bahawa John telah berasa sakit secara kerap akhir-akhir ini, terima kasih kepada muka John yang berani. Akibatnya, Peter tidak menyedari bahawa pasukan itu ditekankan kerana John sangat bergelut. Apabila John memberitahu Peter bahawa dia telah didiagnosis dengan kanser, itu adalah kejutan, kerana Peter tidak pernah berharga berbual-bual di sekitar air sejuk, dan menghindari voli e-mel yang tidak rasmi. Kerana Peter begitu jauh di peringkat tidak formal, jabatan jualannya tidak percaya kepadanya, dan mereka mempunyai ketakutan tentang apa diagnosis kanser John untuk keselamatan pekerjaan John dan beban kerja mereka yang akan datang.
Pengurus yang baik memahami bahawa komunikasi tidak formal membuat hubungan yang lebih kuat, bukan hanya pada akhirnya, tetapi sebagai blok pembinaan semangat untuk seluruh syarikat, dari penyambut tetamu melalui akaun yang akan diterima.
Sebagai flipside, walaupun, jika komunikasi hanya tidak rasmi, ia meninggalkan pekerja yang keliru dan kecewa. Sekiranya setiap dasar syarikat hanya dikeluarkan melalui e-mel reaksioner spontan, dan tidak pernah dikeluarkan secara rasmi sebagai pernyataan yang baik, ia dapat merasakan seperti gerak gol terus bergerak. Adakah ini benar-benar dasar, atau hanya satu lagi suasana pengurusan?
Mungkin, pada bulan Mei, ketua perkembangan produk meletupkan syarikat itu dengan e-mel yang ditulis secara bersurat yang mengatakan, "Pasukan telah bekerja keras pada muka baru yang akan menjadikan perisian perakaunan kami lebih mudah digunakan untuk pelanggan. Tidak pasti pada nama atau tarikh pelepasan, tetapi ia pasti dalam kerja-kerja."
Kemudian, pada bulan Julai, sebuah e-mel keluar berkata, "Kami kembali ke papan lukisan di antara muka. Matlamatnya adalah peningkatan fungsi yang menyebabkan panggilan perkhidmatan pelanggan lebih sedikit."
Namun, tidak ada komunikasi rasmi mengenai apa-apa kaitan dengan reka bentuk semula antara muka. Apa yang perlu dikatakan atau dilakukan oleh pekerja tentang isu antara muka jika pelanggan bertanya? Dalam hal ini, penting bagi syarikat itu untuk menyatukannya dan mengeluarkan komunikasi rasmi dengan mengatakan apa yang sedang dikembangkan oleh pasukan pembangunan, kerana itu maklumat kritikal untuk setiap peringkat syarikat, dari belanjawan hingga pemasaran, dan jabatan kemudian dapat mengembangkan rancangan tindakan di antara muka yang akan datang.
Cara Mengajar Kaedah Komunikasi Formal dan Informal Pekerja
Apabila ia berkaitan dengan komunikasi, ada yang lebih banyak yang dipertaruhkan berbanding sebelum ini. Dasar adalah kritikal dalam persekitaran korporat, dan ketika meletakkannya keluar, itu formal. Garis panduan bertulis diperlukan, dengan penjelasan yang diberikan seperti yang diperlukan. Mungkin penjelasan boleh berlaku melalui menangani kakitangan dalam mesyuarat, atau membenarkan saluran Slack untuk perbincangan, tetapi penting tidak ada kekaburan.
Jemput pekerja untuk melibatkan diri dan bertanya jika mereka tidak pasti apa-apa. Biarkan mereka tahu ada baiknya untuk menghantar e-mel atau komunikasi bertulis lain jika mereka ingin jejak kertas pada jawapannya. Jejak kertas itu juga melindungi syarikat itu.
Polisi harus menunjukkan di mana firma itu berdiri pada perkara-perkara seperti gosip - bahawa ia boleh menjadi berbahaya dan tidak produktif, bahawa semua pekerja layak menghormati dan privasi mengenai perkara-perkara di tempat kerja dan di luarnya. Dasar juga harus menjelaskan bahawa sementara orang bebas menggunakan media sosial sebagai orang perseorangan, mereka tidak boleh berkongsi produk kerja atau bercakap tentang perkara-perkara syarikat di saluran sosial mereka.
Garis panduan juga boleh menjelaskan sama ada baiknya untuk menggunakan e-mel secara tidak rasmi dalam kerja atau sama ada komuniti seperti itu harus terhad kepada aplikasi pemesejan dan sebagainya. Mereka harus menetapkan sama ada terdapat peraturan untuk menghantar mesej atau menghantar e-mel selepas jam dan jika pekerja dijangka memantau laman web ini.
Ini juga di mana dasar-dasar yang berkaitan dengan penggiliran dan pelecehan perlu diulangi kerana mereka selalu menjadi komunikasi tidak rasmi yang sering memamerkan peraturan syarikat.
Akhirnya, buku panduan bertulis mengenai komunikasi dalam syarikat adalah cara terbaik untuk menubuhkan budaya komunikasi korporat. Ingatlah, komunikasi tidak formal adalah bahagian yang membina dan membina semangat mana-mana tempat kerja dan ia patut dibina untuk berkembang pada masa-masa tertentu. Pasti, ia boleh menjadi masalah jika ia tidak berhenti, jadi syarikat harus mempunyai pedoman tentang bila ia sesuai dan apa yang sesuai untuk dibincangkan secara tidak rasmi. Penaklukan seksual, tidak, tetapi hujung minggu yang hebat di kabin, tidak mengapa.
Akhirnya, dengan mewujudkan persekitaran kerja yang positif dan terbuka, anda akan mendapati syarikat anda menikmati persekitaran yang kurang tertekan dan lebih produktif, dengan pekerja yang merasa lebih setia dan bernilai di tempat kerja.
