Kecekapan adalah kunci dalam apa jua keadaan pejabat atau perniagaan. Diatur adalah kemahiran yang akan memberi manfaat kepada persekitaran pejabat. Satu perkara yang anda mungkin ingin memperbaiki, walaupun anda mendapati bahawa anda biasanya dianjurkan, adalah dokumen pemfailan dan prosedur penyelenggaraan anda. Anda boleh menghabiskan berjam-jam mencari dokumen penting jika tidak ada satu sistem untuk mengurusnya. Mempunyai keupayaan untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan apabila anda berada di bawah tekanan adalah penting. Walaupun sesetengah tempat kerja mungkin mempunyai fail fizikal yang sebenar, majoriti pemfailan dokumen berlaku pada komputer.
Menamakan
Namakan semua fail dan folder secara konsisten. Jangan namakan sebahagian daripada mereka mengikut tarikh dan yang lain dengan nama projek. Pastikan setiap fail projek tertentu mempunyai sesuatu yang unik untuk projek dalam tajuknya. Buat folder projek utama dengan nama yang mudah dikenal pasti. Bahagikan folder ini ke subfolder dengan tajuk yang jelas yang boleh anda gunakan untuk menyenaraikan nama orang yang mengerjakannya atau perkara lain yang diperlukan.
Menyimpan
Simpan dokumen yang sama. Jika anda sedang menjalankan projek tertentu, simpan semua dokumen dalam folder induk yang sama pada komputer anda. Ini lebih cekap dan logik daripada menyimpan semua spreadsheet atau semua grafik di pelbagai tempat. Apabila anda berebut dengan butiran, satu klik akan membawa anda ke projek itu.
Kandungan
Sebelum anda mula memfailkan dokumen, luangkan masa untuk menyemak kandungan. Jangan simpan semua maklumat yang dihantar kepada anda. Ini bermakna lebih banyak masa melihat perkara-perkara yang tidak perlu kemudian. Sekiranya dokumen itu berkaitan dengan projek anda, simpannya. Jika tidak, tanggalkannya dari komputer anda.
Status
Dokumen berasingan yang merupakan sebahagian daripada kerja yang berterusan dari dokumen yang untuk kerja siap dan diselamatkan hanya untuk tujuan rujukan dan rekod. Gunakan sistem folder anda. Simpan dokumen semasa di tempat yang mudah diakses, seperti desktop komputer anda. Setelah kerja selesai, pindahkan ke folder projek di mana anda menyimpan kerja yang lengkap. Seka kaedah ini untuk memenuhi perniagaan anda.
