Pemprosesan gaji adalah tugas terperinci yang memerlukan kemahiran matematik dan penyelesaian masalah pepejal. Majikan atau kakitangan gaji mesti memastikan bahawa semua gaji pekerja adalah tepat dan tepat pada masanya. Dalam banyak kes, mereka perlu berinteraksi dengan pengurus dan penyelia untuk memastikan semua orang dalam syarikat memahami prosedur pemprosesan gaji. Untuk melaksanakan tugasan mereka dengan cekap, kakitangan gaji perlu merangka sistem penggajian yang diperkemas, yang termasuk dokumentasi maklumat gaji kritikal.
Mendokumenkan Prosedur Penggajian
Dokumen jam masa dan prosedur kad masa. Banyak syarikat dengan pekerja setiap jam menghendaki mereka menumbuk jam waktu; yang lain memerlukan mereka melengkapkan kad masa. Pekerja gaji setiap jam menerima berdasarkan jam mereka yang digambarkan pada kad masa mereka; oleh itu, sebarang perubahan jam atau masa kad yang sedang dilaksanakan, mesti dilaporkan kepada semua pekerja secara bertulis. Anda boleh menghantar memo kepada pengurus / penyelia, atau anda boleh membiarkan mereka menukar versi bercetak. Pengurus / penyelia bertanggungjawab menyampaikan apa-apa perubahan yang perlu kepada pekerja mereka.
Cetak kalendar gaji tahunan. Sebelum akhir setiap tahun, berhati-hati memeriksa tarikh tahun yang akan datang untuk menentukan tarikh pemprosesan gaji akan berlaku. Perhatikan cuti bank, cuti umum dan cuti syarikat lain. Gunakan warna yang berbeza untuk menyerlahkan tarikh penyerahan untuk kad masa dan perubahan gaji, dan tarikh bayar sebenar. Syarikat percetakan profesional boleh membantu anda dengan mencetak kalendar ini. Mengedarkan kalendar gaji kepada semua pengurus / penyelia.
Simpan buklet pemprosesan gaji standard untuk jabatan gaji. Buku kecil itu harus merangkumi semua langkah pemprosesan gaji. Sebagai contoh, jika syarikat anda mempunyai jadual gaji dua kali seminggu, merumuskan buku kecil supaya ia menyatakan dengan tepat bagaimana pemprosesan pembayaran gaji dua kali ganda dari permulaan tempoh gaji hingga akhir. Langkah ini amat berkesan ketika melatih kakitangan gaji baru.
Termasuk proses pengendalian pelaporan dan periksa dalam buklet pemprosesan gaji. Selepas gaji dicetak atau penghantaran fail deposit langsung ke bank telah berlaku, proses pembayaran masih belum selesai. Dokumen langkah-langkah ini, seperti pencetakan dan pemfailan daftar gaji dan laporan cukai, dan nama-nama individu yang anda akan menyerahkan gaji / stubs kepada. Apabila maklumat berubah mengikut masa, kemas kini buku panduan dan memastikan semua orang di bahagian gaji mempunyai salinan.
Pastikan setiap kakitangan gaji memahami peranan mereka. Dokumen dan beri mereka salinan tugas tugas khusus mereka untuk memastikan bahawa semasa pemprosesan gaji mereka mengetahui tanggung jawab mereka.
