Berbanding faks, menghantar e-mel adalah kaedah yang lebih mudah untuk mendapatkan maklumat dari satu titik ke yang lain.Tetapi anda tidak perlu fasa mesin faks sebagai alat pejabat penting lagi. Pasti, terdapat mesin sesekali sesekali, isyarat sibuk dan halaman yang hilang, tetapi mesin faks bernilai dan mempunyai kelebihan: dokumen yang lebih besar boleh dihantar, sesetengah orang melihatnya sebagai bentuk komunikasi perniagaan yang lebih profesional, dan menandatangani tandatangan pada faks adalah sah.
Tulis nama penerima dan pengirim faks dalam bahagian Kepada dan Dari bahagian liputan faks.
Tulis nombor telefon dan faks anda di Faks dan Telefon yang sesuai. bidang. Ini berguna sekiranya penerima mesti memanggil atau faks kembali.
Masukkan jumlah halaman yang termasuk dalam faks, termasuk helaian helaian dalam Jumlah no. halaman atau bahagian No. Ini memberitahu penerima berapa banyak halaman yang mereka harapkan akan diterima dalam faks.
Tulis satu hingga tiga perkataan yang menerangkan tujuan faks dalam bahagian RE lembaran penutup. Sertakan nombor rujukan jika berkenaan.
Isikan kotak yang bersesuaian atau tetapkan penerangan perkataan yang sesuai yang menunjukkan keberkesanan faks atau permintaan sambutan anda dari penerima.
Kebanyakan faks termasuk deskriptor respons, seperti: Untuk semakan (tidak diperlukan tindakan), Sila komen (respons diperlukan), Urus (mengendalikan dengan serta-merta), Rahsia (untuk mata tertentu sahaja), atau Sila jawab (respons diperlukan).
Tulis sebarang nota tambahan atau arahan yang anda ingin penerima membaca atau sedar dalam bahagian bawah kosong (Komen) dari helaian faks.
Masukkan tarikh anda menghantar faks di bahagian atas helaian, setelah mengkaji faks dan memastikan semua bahagian lembaran penutup yang lengkap selesai.
Petua
-
Cetak dengan jelas dan jelas untuk memastikan lembaran penutup dibaca.
Gunakan dakwat biru atau hitam sekiranya lembaran penutup diimbas atau difotokopi.
Amaran
Elakkan menghantar maklumat sulit melalui faks. Tidak ada cara untuk mengetahui siapa yang berada di hujungnya.
