Anda tidak akan menjadi profesional perniagaan pertama untuk merenungkan bagaimana cara terbaik untuk menangani penghantaran faksimili rahsia. Labelnya "rahsia" dan anda mungkin akan menarik perhatian penasaran dan pencerobohan privasi seseorang. Lepaskan dan akibatnya lebih teruk lagi. Alamat kedua-dua perkara tersebut dengan menandakan faks anda secara faks sebagai "sulit" pada lembaran penutup faks. Kemudian masukkan beberapa gigi ke dalam amaran mata dengan menulis mesej footer rahsia di bahagian bawah helaian.
Buat dokumen baru dalam program pemprosesan kata anda dengan margin 1 inci. Masukkan logo perniagaan anda, jika berkenaan, di bahagian atas halaman.
Pusat perkataan "Rahsia" dengan huruf tebal di bahagian atas halaman. Utamakan huruf untuk penekanan. Di bawah, dan berpusat, letakkan perkataan "Faks," "Lembaran penutup faks" atau "Transmisi faks" untuk pengesahan segera.
Tulis "Tarikh:" "Masa:" dan "Bilangan halaman, termasuk helaian penutup:" di sebelah kiri helaian penutup. Ruang dua kali dan tulis "Alamat:" "Nombor faks:" dan "Nombor telefon:" pada baris berasingan. Ruang dua kali lagi dan tulis: "Pengirim:" "Nombor faks:" dan "Nombor telefon:" pada baris berasingan. Termasuk faks dan nombor telefon adalah cara yang bijak untuk menutup pangkalan anda, terutama jika faks hilang, salah tempat atau tidak pernah tiba. Jika nombor tidak betul atau dua nombor ditukar, anda boleh membetulkan ralat pada penghantaran faks masa depan.
Peribadikan helaian faks anda dengan bahagian yang sesuai dengan keperluan perniagaan anda. Contohnya, jika anda menghantar faks secara tetap ke orang atau jabatan yang sama, anda boleh membuat kotak dengan tajuk "Maklumat penghalaan" atau "Langkah seterusnya." Atau, simpan opsyen anda dengan membuka seksyen "Komen" supaya anda boleh tangan -mengarang nota atau arahan, seperti, "Sila telefon saya dengan segera untuk mengesahkan penerimaan faks ini."
Tulis mesej footer di bahagian bawah lembaran penutup faks. Sama dengan amaran rahsia yang anda lihat pada beberapa e-mel, mesej ini harus menyampaikan bahawa faks: adalah sulit; hanya dimaksudkan untuk penerima; dan mengandungi maklumat yang "penzahiran, penyalinan, penggunaan atau pengedaran" adalah dilarang. Ia juga harus meminta agar pengirim diberitahu tentang resit yang salah - satu lagi sebab yang baik untuk membekalkan nombor telefon di bahagian atas lembaran penutup faks.
