Walaupun kemajuan teknologi dalam komunikasi elektronik, mesin faks tetap merupakan kaedah penting untuk menyebarkan dokumen pada 2015. Lembaran perlindungan faks berperanan penting dalam menyedarkan penerima mengenai siapa yang patut mendapatkan faks dan apa yang ada di dalamnya.
Pengirim dan Penerima
Salah satu fungsi utama lembaran penutup faks adalah untuk mengenal pasti penghantar dan penerima dokumen tersebut. Walaupun helaian perlindungan adalah pilihan, kekurangan maklumat hubungan asas boleh membawa kepada penghantaran yang hilang. Sekiranya penerima yang dimaksudkan tidak mengambil faks, makluman "Penerima" pada helaian penutup membantu dokumen itu masuk ke orang yang betul. Di samping itu, penerima faks yang mengiktiraf nama pengirim mungkin menangani dokumen dengan lebih cepat. Banyak syarikat mempunyai lembaran perlindungan faks berasaskan templat dengan nama dan logo mereka telah dicetak pada halaman.
Butiran Dokumen
Lembaran perlindungan faks tipikal juga mempunyai bahagian untuk alasan faks sedang dihantar, atau komen pada kepungan dokumen. Bahagian ini berguna apabila penghantar mempunyai kebimbangan mengenai sama ada seseorang akan mengambil penghantaran dengan serius. Sekiranya perniagaan mengemukakan cadangan tawaran tidak diminta, contohnya, lembaran penutup mungkin menyatakan manfaat kepada penerima membaca melalui bahan. Butiran mengenai dokumen mungkin juga mengingatkan kepada penerima bahwa bahan-bahan faks akan mengikuti perbincangan atau perjanjian sebelumnya.
Tarikh dan Nombor Halaman
Tarikh penghantaran dan bilangan halaman yang dihantar juga merupakan elemen biasa pada helaian penutup. Kedua-duanya penting untuk penyimpanan rekod dan ketepatan. Tarikh pada faks membolehkan pengirim menegaskan bahawa dia bertemu dengan penyerahan tarikh akhir tertentu. Bilangan muka surat dalam faks adalah sangat penting untuk melindungi daripada penghantaran tidak lengkap. Lembaran penutup mungkin menyatakan, "5 halaman termasuk helaian helaian." Ini memberi amaran kepada penerima bahawa penghantaran harus mengandungi lima halaman total. Sekiranya ada yang hilang, penerima boleh memaklumkan pengirim kepada dokumen yang tidak lengkap.
maklumat tambahan
Halaman perlindungan faks juga digunakan untuk menyampaikan pendedahan privasi dan keselamatan dengan dokumen tertentu. Agensi-agensi kerajaan, institusi kewangan dan pejabat perundangan adalah antara organisasi yang mungkin mempunyai kerahsiaan atau kenyataan privasi pada lembaran penutup. Pernyataan ini memberi amaran kepada penerima dengan sifat halus dari kandang dan membantu memastikan akauntabiliti dalam melindungi dokumen sulit. Faks juga boleh mengikat secara sah penerima kepada keperluan kontrak atau peraturan. Sesetengah syarikat menggunakan penghantaran faks untuk menghantar dokumen seperti memo, dan hanya memasukkan helaian penutup dengan ringkasan atau mesej singkat pada satu halaman.
