Anda tidak memerlukan pejabat hijau untuk menjimatkan masa, tenaga dan sumber dalam komunikasi perniagaan anda. Pastikan dua orang mendapat mesej yang sama dengan cara yang paling berkesan dengan mengalamatkan kedua-dua surat perniagaan yang sama.
Apabila Anda Mempunyai Dua Pesanan
Bayangkan anda mempunyai temuduga untuk kerja impian anda. Apabila anda memasuki pejabat pengurus pengambilan, anda mendapati temu bual anda dengan dua pengurus, bukannya satu. Menangani hanya satu surat ucapan terima kasih kepada kedua-dua pengurus adalah lebih mudah daripada membina dua huruf yang berasingan. Dalam kes ini, kedua-dua pengurus pengambilan mendapatkan mesej yang sama - bahawa anda berminat dengan pekerjaan dan anda menghargai masa mereka. Dalam satu lagi keadaan, anda mungkin mahu menguruskan surat perniagaan kepada dua orang yang berada di lokasi yang berbeza dan ini boleh diterima, dan lebih baik lagi, apabila anda mahu menyampaikan mesej yang sama kepada kedua-dua penerima.
Formatnya
Format untuk surat perniagaan anda kepada dua orang adalah sama seperti untuk satu orang. Baris teratas harus mengandungi tarikh, maka dua baris ke bawah adalah nama dan alamat pengembalian anda. Langkau lagi dua baris dan gunakan satu baris setiap nama dan tajuk alamat, alamat jalan dan nombor suai, diikuti oleh bandar, negeri dan ZIP. Apabila anda menambah orang lain, mulakan maklumat kedua penerima dua baris ke bawah dari penerima pertama. Sentiasa menyemak semula ejaan, tajuk dan alamat surat untuk setiap penerima alamat - jika perlu, tanyakan kepada penyambut tetamu untuk mendapatkan maklumat yang betul. Banyak perniagaan mempunyai alamat surat tertentu yang mungkin berbeza dari lokasi fizikal syarikat.
Perintah Yang Benar
Apabila anda menulis surat perniagaan kepada dua orang, ikuti protokol yang sama untuk perkenalan perniagaan. Menyenaraikan para penerima alamat adalah mudah jika Anda menulis kepada CEO dan pengurus jabatan: nama dan alamat surat untuk CEO harus disenaraikan terlebih dahulu, berdasarkan hierarki organisasi. Jika anda tidak tahu jawatan masing-masing, senaraikan nama-nama dalam susunan abjad, menggunakan nama keluarga orang tersebut.
The Greeting
Menulis surat perniagaan memerlukan nada formal, seperti "Dear Mr. Smith" atau "Dear Ms. Jones." Apabila anda menulis kepada dua lelaki, gunakan bentuk jamak Encik, iaitu Messrs. Sebagai contoh, mulakan surat anda dengan "Tetuan yang dihormati, Smith dan Jackson." Lihat juga tanda baca anda. Kolon selepas salam adalah formal dan koma tidak rasmi. Sudah tentu, jika anda berada di atas nama pertama dengan kedua-dua penerima, gunakan "Dear Sue dan John," dengan koma.
Salam sejahtera atau salam?
Penutup yang anda pilih untuk surat perniagaan anda kepada dua orang juga bergantung pada hubungan yang anda miliki dengan kedua-dua jenis perniagaan. "Yang ikhlas," "Anda benar-benar," dan juga "Sihat," adalah cara profesional untuk menutup surat anda, tetapi "Yang ikhlas," diterima secara meluas sebagai penutup dan piawai. Penutupan tentera biasa adalah "Sangat hormat," tetapi jika anda menulis surat ucapan terima kasih pasca temubual, "Terima kasih atas pertimbangan anda," tambah sentuhan yang bagus.
