Membangunkan belanjawan jabatan memerlukan pemahaman menyeluruh tentang proses dan jabatan yang dipersoalkan. Pertimbangkan belanjawan jabatan sebagai pelan perbelanjaan untuk tahun fiskal yang akan datang. Apabila menyediakan kertas kerja permulaan, faktor pembolehubah yang berkaitan dengan pendapatan dan perbelanjaan, membolehkan kusyen jika anggaran angka pendapatan gagal dicapai. Bunyi, anggaran yang boleh dilaksanakan hanyalah sebagai input nombor oleh arkitek produk akhir.
Tetapkan objektif yang munasabah untuk tahun fiskal yang akan datang. Angka awal harus termasuk jangkaan untuk masa depan jabatan yang terdekat. Walaupun pengiraan awal ini cenderung sempadan pada sisi yang optimis, membuat usaha untuk tetap realistik dengan ramalan angka. Ingatlah bahawa belanjawan adalah kerja yang sedang berjalan, yang memerlukan tweaker sepanjang tahun, jadi lebih baik dalam jangka panjang untuk menyampaikan harapan yang wajar.
Dapatkan input. Berunding dengan anggota jabatan yang lain, terutama yang paling biasa dengan operasi harian pejabat, sebelum melakukan sebarang angka tetap. Buat pekerja faktor penting dalam kemajuan anggaran. Lagipun, mereka berada di barisan depan di mana-mana persekitaran perniagaan dan umumnya mempunyai wawasan luar biasa mengenai apa yang tidak dan tidak berfungsi.
Menganalisis aliran masuk. Harapan yang realistik terhadap pendapatan memerlukan analisis belanjawan sebelumnya. Sebelum memasukkan nombor awal, bandingkan angka bulan ke bulan, suku tahun ke suku dan tahun ke tahun dari tahun sebelumnya. Sekiranya terdapat keadaan luar biasa yang berkaitan dengan nombor tahun lepas, kembali dua tahun. Cari trend yang memberi kesan pendapatan. Pertimbangkan perbelanjaan percutian sekiranya perniagaan itu bersifat runcit. Lihatlah suku pertama tahun sebelumnya jika syarikat itu mengendalikan pulangan cukai pendapatan. Walau apa pun bidang kepakaran perniagaan, pertimbangkan faktor-faktor khusus untuk perusahaan yang mengepam atau menghancurkan arus kas masuk. Memasang maklumat ini menjadikan aliran tunai belanjawan proses yang lebih mudah.
Menganalisis aliran keluar. Perbelanjaan yang tidak dijangka boleh menjejaskan apa-apa belanjawan. Untuk memastikan pemotongan belanjawan sekurang-kurangnya, perhatikan belanjawan terdahulu untuk menentukan trend. Pertimbangkan kakitangan. Adakah sesiapa yang bersara? Adakah pemberhentian kemungkinan? Jika pengambilan ramalan, bagaimana dengan latihan dan kos lain yang berkaitan dengan pekerja baru? Mengambil kira peralatan semasa memikirkan perbelanjaan. Tanya sama ada komputer atau pencetak atau mesin salin memerlukan peningkatan dalam tempoh belanjawan yang akan datang. Jika ya, dapatkan anggaran syarikat mengenai kos penggantian sebelum menyerahkan produk akhir untuk semakan. Jika inventori storan adalah sebahagian daripada belanjawan jabatan, pertimbangkan bukan sahaja kos stok, tetapi juga kos per kaki persegi untuk menempatkannya dan kakitangan dan kelengkapan yang diperlukan untuk menguruskan produk. Pendek kata, analisa setiap detail untuk menjadikan produk akhir yang berfungsi sepanjang tahun.
Sediakan belanjawan. Sebagai langkah terakhir dalam menyediakan belanjawan akhir, berunding dengan pengurus jabatan lain. Input mereka mungkin mempunyai akibat anggaran untuk jabatan anda. Ke depan adalah matlamat utama apa-apa belanjawan. Menyediakan belanjawan jabatan menjadi tugas mudah jika asas yang diperlukan untuk penyiapannya dibentangkan terlebih dahulu. Juga perlu diingat bahawa belanjawan adalah dokumen mudah dibentuk, yang konsisten dengan matlamat syarikat dan mudah diselaraskan jika keperluan timbul.
