Keselamatan rekod gaji dan kakitangan yang bekerja dengan mereka adalah pertimbangan berterusan untuk pentadbir gaji dan pengurusan korporat. Keselamatan penggajian termasuk melaksanakan dan mengekalkan kerahsiaan dan keselamatan rekod gaji, jabatan gaji dan kakitangan gaji. Pengurus gaji, pengurus perakaunan atau pengurus sumber manusia boleh membawa tanggungjawab untuk keselamatan gaji bersempena dengan pengurusan kanan. Mewujudkan persekitaran pembayaran gaji yang teratur dan cekap mestilah matlamat setiap jabatan gaji.
Pertubuhan
Pertubuhan jabatan gaji, kakitangan dan proses adalah penting untuk keselamatan gaji. Rangkaian perintah yang jelas, carta organisasi jabatan logik dan perwakilan tanggungjawab gaji yang jelas diperlukan untuk pentadbiran gaji yang selamat. Seorang pengurus, pemproses gaji, pakar untuk situasi gaji khas seperti perintah ganti rugi gaji dan FMLA dan pampasan pekerja meninggalkan, kerani rekod pekerja dan mana-mana kakitangan gaji lain harus dianjurkan di jabatan untuk pemprosesan gaji yang komprehensif, cekap, selamat dan sah. Semua orang dalam senarai gaji mesti mempunyai tanggungjawab yang jelas untuk mengelakkan dan menghapuskan pelanggaran dan kelemahan keselamatan dalam pemprosesan gaji.
Kawalan Akses
Semua akses kepada dokumen kertas gaji, fail storan fizikal, komputer dan laporan komputer dan apa-apa jenis akses lain mesti dikawal ketat dan dikuatkuasakan untuk mendapatkan maklumat gaji sulit. Setiap tanggungjawab pekerja gaji perlu dikaji oleh pengurus gaji untuk menentukan tahap akses yang diperlukan. Akses kepada dokumen gaji fizikal seperti timeheets, meningkatkan kebenaran, bonus dan kertas kerja komisen dan dokumen gaji lain dengan maklumat kewangan yang sensitif dan sulit mesti terhad kepada mereka yang memproses transaksi. Kabinet fail dan komputer dengan maklumat gaji, data dan arkib mestilah terletak di kawasan selamat di mana hanya mereka yang mempunyai pelepasan keselamatan boleh melihat dan bekerja dengan mereka. Sebagai contoh, kerani timesheet yang hanya memasuki jam buruh ke dalam sistem penggajian komputer tidak harus mempunyai akses kepada proses penyerahan akhir atau dokumentasi gaji dan faedah.
Prosedur Dokumen
Prosedur penggajian mesti didokumenkan dengan teliti dan dikuatkuasakan untuk memastikan keselamatan proses gaji dan kakitangan. Setiap tanggungjawab pekerja gaji mestilah ditakrifkan dengan jelas dalam huraian tugas mereka, dalam prosedur gaji yang mereka lakukan dan dalam manual operasi standard untuk jabatan gaji. Prosedur mesti dipatuhi, disemak apabila apa-apa perubahan dan disemak sekurang-kurangnya setiap tahun jika tidak lebih kerap untuk melindungi integriti proses dan mengelakkan sebarang jurang dalam keselamatan.
Sekuriti fizikal
Keselamatan fizikal rekod gaji, fail, data dan sistem, serta kemudahan gaji dan kakitangan adalah penting. Keselamatan dan kerahsiaan penggajian tidak boleh dikompromikan untuk menjimatkan wang dengan memproses gaji pada penerimaan atau dengan membuat satu pekerja gaji melakukan tugas tanpa pemeriksaan berganda. Kabinet fail mesti dikunci dengan akses terhad. Pejabat, bingkai utama dan komputer desktop dengan data gaji dan perisian pemprosesan tidak boleh diletakkan di kawasan umum tetapi di lokasi terjamin yang dapat dikunci dengan mudah. Kakitangan penggajian mesti mempunyai persekitaran kerja yang selamat dari trafik pekerja dan pelawat dan mesti mempunyai cara mudah untuk berjaya mendapatkan maklumat yang mereka bekerjasama supaya mereka tidak tertakluk kepada pekerja yang marah atau emosi. Apa-apa kesilapan gaji, percanggahan dan keluhan harus mempunyai proses yang jelas dan ditangani oleh pengurus atau penyelia, tidak langsung dengan kakitangan gaji.
