Bagaimana Mengekalkan Rekod Korporat. Mengekalkan rekod korporat dengan betul boleh menjadi penting kepada kejayaan organisasi anda. Ikut langkah-langkah ini.
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer dengan akses Internet
-
Sistem pengisian
Fahami Apa Rekod Korporat
Jadikan keputusan korporat yang jelas dan cekap dengan berkesan melalui penggunaan minit mesyuarat dan nota lain yang diambil. Rekod korporat merangkumi semua dokumen penting yang berkaitan dengan perniagaan anda, dari kontrak kepada penyelesaian pengambilan korporat kepada bentuk kelulusan pajakan hartanah.
Ketahuilah bahawa menyimpan rekod korporat bukanlah tugas yang kelihatan ketika anda mula-mula memulai sebuah perusahaan. Pada masa akan datang, anda akan merujuk kepada rekod ini untuk menentukan matlamat syarikat, input rakan kongsi dan juga untuk menyelesaikan pertikaian dalaman mengenai hala tuju korporat dan misi.
Catat semua keputusan korporat utama. Jika anda tidak pasti, rekodkannya. Dengan keupayaan pemindaian moden dan pengurusan kertas di luar tapak, adalah baik untuk mempunyai fail tebal dan lembap sebagai rekod mesyuarat korporat. Jadual lengkap kandungan akan menjimatkan masa di masa depan apabila maklumat diperlukan.
Tahu Bila Rekod
Catat minit mesyuarat pemegang saham tahunan dan mesyuarat para pengarah, walaupun mereka mengambil alih panggilan persidangan atau melalui Internet. Ini cenderung kurang formal daripada mesyuarat di dalam rumah, tetapi ini sering kali di mana idea-idea terbaik dipenuhi.
Ketahuilah bahawa resolusi, sama ada antara rakan kongsi atau yang diputuskan oleh pekerja syarikat, hanya sekuat makalah yang ditulis. Perjanjian lisan mempunyai sedikit berat dalam pengaturan korporat, oleh itu mengapa penyimpanan rekod korporat sangat penting.
Petua
-
Mengekalkan buku panduan rekod korporat di pejabat akan membantu sesiapa yang ditetapkan sebagai penjaga rekod untuk format dan mengindeks minit. Apabila rekod mesti dihantar di luar tapak, simpan salinan di pejabat dan di lokasi yang tidak tahan api. Masa yang anda habiskan untuk mengekalkan buku rekod korporat biasanya bergantung kepada saiz syarikat. Syarikat-syarikat besar mungkin perlu menyewa pekerja secara khusus untuk menangani rekod. Syarikat-syarikat kecil sering boleh mendapatkan dengan menghabiskan satu jam atau lebih setiap minggu mengemaskini rekod.
Amaran
Jangan fikir anda tidak mempunyai masa untuk merakam keputusan korporat anda dengan betul. Menjaga buku rekod korporat yang diindeks dengan baik dapat menjimatkan masa dan wang anda, dan boleh menyelamatkan anda ketika menghadapi litigasi di masa depan. Buku rekod korporat mengandungi maklumat sulit yang penting kepada syarikat anda. Jangan sekali-kali membawanya pulang atau mengeluarkannya dari tempat kerja. Anda tidak mahu bertanggungjawab atas kerugiannya.
