Setiap syarikat, besar atau kecil, melengkapkan projek sepanjang perniagaan biasa. Sesetengah projek telah selesai tanpa sebarang masalah manakala sesetengahnya tidak pernah mendapat alasan. Projek-projek yang telah berjaya disiapkan biasanya mula menggunakan rangka kerja pengurusan projek untuk memecahkan projek ke dalam bahagian-bahagian yang boleh diurus.
Rangka Kerja Pengurusan Projek Yang Ditetapkan
Universiti Monash, salah satu universiti antarabangsa terbesar di Australia, mentakrifkan rangka kerja pengurusan projek sebagai satu set alat proses dan templat yang direka untuk digunakan bersama untuk menguruskan projek melalui kitaran hayatnya. Dalam istilah yang lebih jelas, rangka kerja pengurusan projek adalah bagaimana sebuah projek diuruskan untuk disiapkan. Projek mempunyai kitaran hayat semula jadi yang bermula sebelum ia bermula dan berkembang sehingga projek selesai. Terdapat peringkat semula jadi untuk projek: memulakan, merancang, melaksanakan, mengawal dan menutup. University of North Texas menyediakan sumber pengurusan projek terperinci, Buku Panduan Pengurusan Projek, yang memperincikan kepentingan setiap peringkat.
Memulakan
Inilah permulaan satu projek yang memberi peluang untuk memberi alasan khusus mengenai nilai projek kepada pihak yang berkepentingan. Pihak berkepentingan boleh menjadi orang yang secara langsung atau tidak langsung terjejas oleh projek tersebut. Tahap inisiatif memerlukan manger projek untuk menentukan skop dan objektif projek, mengenalpasti penaja projek dan jumlah sumber projek, dan mengenalpasti keperluan projek.
Perancangan
Langkah ini mengalami beberapa pertindihan dengan memulakan, tetapi secara umumnya ditakrifkan sebagai faktor perancang utama yang bersekutu dengan projek. Beberapa aktiviti perancangan utama adalah: pelan belanjawan, jadual masa, pelan perolehan, keperluan pasukan projek dan pengambilan pekerja, dan risiko projek.
Melaksanakan
Tahap pelaksanaan adalah fasa paling lama dalam kitaran hayat projek dan melibatkan pengukuran semua tugas yang telah selesai dengan menilai tugas-tugas terhadap ukuran mutu yang ditetapkan oleh pihak yang berkepentingan. Untuk proses ini untuk berjaya, langkah-langkah kualiti perlu sesuai dengan definisi SMART. Kesemua langkah perlu khusus, boleh diukur, boleh dicapai, realistik dan tepat pada masanya.
Mengawal
Fasa ini memastikan semua tugas yang diberikan kepada fasa-fasa yang berbeza dalam projek telah dianalisis dan telah memenuhi standard kualiti projek. Tahap ini mirip dengan peringkat pelaksanaan, tetapi tujuannya adalah untuk mengukur prestasi projek, membandingkan prestasi sebenar dengan prestasi yang diharapkan, dan membetulkan sebarang percanggahan dalam prestasi atau kualiti projek.
Penutupan
Langkah akhir kitaran hayat projek mungkin menjadi yang paling penting; untuk projek dianggap selesai, semua tugas projek mesti berjaya diselesaikan. Tahap akhir sesuatu projek memerlukan pengurus projek untuk menyelesaikan audit projek, mengadakan mesyuarat projek akhir dan membuat fail dan menyerahkan semua dokumen yang berkaitan dengan projek. Apabila dokumen telah dihantar, pengurus projek mesti mengemukakan laporan penutupan projek dan mempunyai laporan yang disahkan oleh jawatankuasa pemandu atau penaja projek.
