Membangun sistem pengurusan fail yang komprehensif untuk restoran anda membantu anda mengurus pekerja dan perniagaan. Sistem pengajuan berkembar berkesan, terutamanya jika fail disimpan dalam talian. Fail boleh disimpan di lokasi yang mudah dicari, seperti kabinet fail pejabat, dan kakitangan yang sensitif dan fail kewangan boleh dijaga. Sistem pemfailan salinan fizikal hendaklah dipilih berdasarkan jumlah maklumat yang difailkan, sementara sistem pemfailan dalam talian mempunyai lebih banyak pilihan.
Pilih Sistem Pemfailan
Fail yang disimpan dalam talian boleh dibahagikan kepada kategori rahsia dan terbuka. Kata laluan melindungi maklumat sensitif seperti kewangan atau fail pekerja. Fail yang perlu diakses secara tetap oleh pekerja boleh disimpan dalam folder yang dikongsi di bawah tajuk tertentu seperti vendor, pembekal dan penyelenggaraan. Fail yang disimpan dalam kabinet boleh diabadikan mengikut subjek, atau fail besar-besaran, mengikut subjek dengan sub-bahagian bagi setiap kategori. Sebagai contoh, fail vendor mungkin mempunyai fail abjad individu yang mengenal pasti nama vendor atau syarikat mereka.
Kewangan
Membangunkan sistem pemfailan yang membolehkan akses mudah ke laporan kewangan adalah penting untuk operasi harian serta laporan perakaunan bulanan, suku tahunan dan tahunan dan penyediaan akhir tahun dan cukai. Maklumat kewangan perlu disimpan di lokasi yang selamat seperti kotak kunci atau dalam fail komputer yang dilindungi kata laluan. Dokumen termasuk akaun yang perlu dibayar dan belum terima, gaji, pinjaman dan garis kredit, audit dalaman dan luaran serta rekod cukai dan penerimaan harian. Categorize files in the timeline sehingga orang yang anda rujukan secara teratur, seperti rekod penjualan harian, mudah dijangkau, dan orang-orang yang anda tinjau secara berkala, seperti laporan suku tahunan, berada di belakang kabinet.
Pekerjaan
Mengatur aplikasi pekerjaan, orientasi dan bahan latihan yang kosong dan lengkap, jadual kerja dan akaun bertulis mengenai laporan pekerja, aduan atau teguran. Yang terakhir adalah berguna sekiranya pekerja memfailkan rungutan berkenaan dengan penamatan, diskriminasi atau gangguan. Jika fail pekerja mengandungi rekod kesihatan dan nombor Jaminan Sosial, mengkategorikan fail dalam urutan berangka dan simpan kekunci nombor di lokasi yang berbeza.
Penjual
Bahagikan fail vendor ke dalam kategori bekalan makanan, minuman, bir, minuman keras dan restoran. Sertakan fail individu untuk vendor semasa dan bakal pembekal. Fail hendaklah termasuk salinan kontrak, borang pesanan, resit, struktur harga, jadual penghantaran, nama kenalan dan nombor telefon. Anda boleh menyimpan fail vendor berdekatan dengan pintu penghantaran atau di pejabat pengurus untuk rujukan mudah.
Insurans
Fail insurans hendaklah termasuk salinan dasar dan nama dan maklumat hubungan agen insurans yang mewakili setiap dasar. Termasuk carta pembaharuan untuk menunjukkan apabila dasar perlu dikaji semula. Simpan salinan fail insurans di luar tapak sekiranya berlaku kecemasan.
Bangunan dan Penyelenggaraan
Sama ada kemudahan restoran dimiliki atau disewa, mengekalkan fail bagi penyelenggaraan dan rekod pembaikan. Termasuk senarai pembersihan, penyingkiran sampah, kitar semula, penyelenggaraan umum, paip dan penyedia perkhidmatan pembaikan elektrik. Simpan maklumat untuk penyelenggaraan permainan video, kotak juke atau mesin penjual. Sama seperti fail vendor, penyelenggaraan dan nombor telefon kecemasan harus ditempatkan di tempat mana pekerja dapat mengaksesnya dengan cepat, seperti pendirian nyonya rumah, meja kasir, di belakang bar atau di dapur.
Kesihatan dan keselamatan
Mengekalkan fail yang dikhaskan untuk dokumentasi kesihatan dan keselamatan. Ini termasuk satu salinan laporan dan petikan jabatan kesihatan restoran, peraturan bertulis mengenai langkah-langkah kesihatan pekerja seperti mencuci tangan, penggunaan sarung tangan dan jarum rambut dan arahan sanitasi yang terperinci. Juga termasuk dokumentasi prosedur yang berkaitan dengan pengendalian makanan, penyediaan dan penyimpanan. Buat salinan peraturan dan peraturan yang berkaitan dan hantarnya ke tempat-tempat yang sesuai di mana pekerja pasti melihatnya.
Kecederaan dan Insiden
Buat fail untuk memasukkan laporan pekerja dan kecederaan yang berkaitan dengan pelanggan. Dokumen saksi untuk setiap acara dan berikan seberapa banyak butiran sokongan yang mungkin, termasuk punca kecederaan, tindakan yang diambil setelah kecederaan dan hasilnya. Sertakan salinan laporan polis jika pihak berkuasa dipanggil ke restoran untuk apa-apa sebab.
