Jika anda bercadang untuk bekerja sebagai setiausaha atau pembantu pentadbiran, anda perlu memastikan anda memiliki kemahiran yang betul. Peranan pembantu setiausaha dan pentadbiran telah berubah dengan pesat dalam beberapa tahun kebelakangan ini, dan kemahiran yang diperlukan oleh individu juga telah berkembang. Memahami kemahiran dan kebolehan yang paling penting dapat membuat pencarian pekerjaan anda lebih mudah, dan lebih berjaya.
Kemahiran komputer
Kebanyakan kerja kesetiausahaan kini dilakukan pada komputer, jadi setiausaha mesti mempunyai kemahiran komputer yang mantap. Kemahiran tersebut termasuk keupayaan untuk menggunakan pakej perisian pejabat utama seperti Microsoft Office. Setiausaha hendaklah menjadi akrab dengan beberapa versi Microsoft Office yang berbeza, kerana tidak semua syarikat menggunakan versi terkini.
Kemahiran komunikasi yang baik
Setiausaha perlu mempunyai kemahiran komunikasi yang kukuh, baik bertulis dan lisan. Setiausaha sering dipanggil untuk berkomunikasi bagi pihak bos mereka, dan mereka perlu dapat mempersembahkan diri mereka sendiri, dan majikan mereka, dalam cahaya terbaik. Setiausaha sering diminta untuk mengarang surat dengan hanya sedikit arahan daripada bos mereka. Ini bermakna mereka mesti mempunyai perintah bahasa Inggeris yang sangat baik, dan memahami etika perniagaan dan format komunikasi perniagaan yang betul. Keperluan untuk komunikasi yang baik meluas ke semua bidang, dari komunikasi yang relatif tidak formal seperti e-mel dan pesanan segera, kepada cadangan perniagaan dan surat rasmi.
Menaip dan Kemahiran Pentadbiran
Setiausaha perlu mempunyai kemahiran menaip yang sangat kuat, kerana sebahagian besar hari mereka dibelanjakan menggunakan huruf menaip, memo, e-mel dan komunikasi bertulis lain. Ramai majikan memerlukan pemohon setiausaha untuk mengambil ujian menaip, jadi bersiaplah dan berlatih kemahiran menaip anda sebelum wawancara. Banyak setiausaha juga melaksanakan fungsi pentadbiran, seperti perakaunan asas dan gaji. Kemahiran matematik yang kuat adalah penting dalam profesion kesetiausahaan, jadi mengasah kemahiran itu sangat penting.
Kemahiran Rakyat
Kemahiran interpersonal yang kuat adalah penting bagi mana-mana penolong setiausaha atau pentadbiran. Orang-orang ini secara rutin bekerja dengan beberapa jabatan yang berbeza, dan mereka perlu dapat bersama dengan semua orang dalam organisasi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan berkesan. Setiausaha juga bekerja dengan mereka yang berada di luar organisasi, sering berkhidmat sebagai bos untuk bos mereka. Sikap mesra dan keupayaan untuk bergaul dengan orang lain adalah penting untuk pekerjaan ini.
