Jika anda pernah bekerja di kedudukan pentadbiran, mungkin tugas anda untuk menyalin minit. Ia boleh menjadi lebih sukar daripada yang anda fikirkan untuk menyalin minit. Mengirimkan minit bermaksud mengimbangi keseimbangan yang betul antara menghasilkan terlalu sedikit dan terlalu banyak nota yang anda ambil pada mesyuarat anda. Lebih-lebih lagi, anda mesti menggunakan bukan sahaja kemahiran mendengarkan tajam tetapi kepekaan editorial yang baik. Dengan mengikuti panduan di bawah, anda boleh menghasilkan transkripsi minit profesional.
Adakah transkripsi anda secepat mungkin selepas mesyuarat anda. Anda akan dapat dengan mudah mengingati apa yang berlaku pada mesyuarat.
Betul melayakkan dokumen minit anda. Rekod peserta mesyuarat, objektif mesyuarat, dan tarikh / tempoh mesyuarat. Anda juga harus menyertakan kunci yang menyenaraikan inisial peserta mengikut nama penuh mereka, kerana setiap kali seorang peserta berbicara, anda boleh mengucapkan pernyataan mereka dengan huruf awal mereka.
Tuliskan mesyuarat dalam susunan kronologi. Bahagikan perbincangan / perbualan mengikut topik, jika lebih daripada satu topik dibincangkan pada mesyuarat tersebut. Sebagai contoh, jika perbincangan itu berubah dari kebimbangan belanjawan kepada sumber manusia, pengantar perbualan berikutnya seperti berikut: "Perbincangan daripada berubah menjadi pertimbangan jabatan sumber manusia …"
Membezakan antara perbincangan penting dan tidak penting pada mesyuarat anda. Contohnya, anda tentu tidak mahu menyalin momen-momen bahawa seseorang pergi topik-topik dan bercakap tentang perkara peribadi. Daripada menyebutkan bahawa perbincangan itu terlepas, tulis sama ada elips "…" atau sesuatu seperti, "Selepas kira-kira sejam perbualan yang tidak berkaitan …"
Simpan dokumen anda ke cakera keras anda (atau pemacu kilat) sebelum anda mencetaknya. Transkripsi minit merekod kebanyakan keputusan utama perniagaan, jadi penting bahawa keputusan ini disimpan untuk rujukan masa depan.
Petua
-
Sentiasa periksa ejaan dan grammer anda sebelum anda menghantar transkripsi minit ke bos anda. Tanya bos anda jika terdapat templat yang boleh anda gunakan untuk menyalin minit anda. Jika tidak, tanyakan jika terdapat transkripsi minit terdahulu yang anda boleh merujuk semasa menulis sendiri.
Amaran
Berhati-hati dengan rakaman apa-apa percakapan dalam mesyuarat. Jangan menyebut orang di sebalik ledakan itu, tetapi nyatakan sesuatu seperti, "Ia sangat digalakkan itu.." Jika anda tidak merasa yakin tentang mengaitkan nama dengan dicussion, berunding dengan pengerusi mesyuarat.
