Laporan tahunan bukan untung paling berkesan apabila ditulis dan direka dengan kepentingan dan penggunaan dokumen itu dalam fikiran. Dokumen ini berfungsi sebagai kad laporan, pengakuan kepada penderma dan penyokong lain, peluang untuk berkongsi maklumat dengan masyarakat bukan untung dan alat pemasaran untuk menarik penyokong baru. Pembaca laporan tahunan mencari maklumat kuantiti, kualiti dan hasil mengenai program, pelanggan dan pendapatan. Laporan tahunan yang direka dengan baik termasuk keseimbangan naratif, gambar, senarai dan perwakilan grafik data kewangan. Laporan tahunan yang ditulis dengan baik menceritakan kisah individu di belakang carta pai dan senarai penderma.
Tentukan kandungan laporan tahunan anda. Sama ada penerbitan anda adalah majalah yang tebal, berkilat atau surat berita empat halaman, pembaca anda akan mencari maklumat khusus dalam laporan tahunan anda: surat halaman satu dari ketua lembaga pengarah atau ketua pegawai eksekutif, laporan tentang pencapaian organisasi, laporan daripada program khas atau bahagian utama, laporan kewangan, senarai ahli lembaga dan kakitangan utama, dan senarai penderma yang dianjurkan oleh jumlah dan abjad mengikut namanya.
Gunakan tulisan yang jelas, sederhana dan jujur dengan nada yang tidak formal dan profesional. Nyatakan fakta-fakta dengan jelas dan gunakan nada santai dan peribadi untuk menulis tentang pencapaian dan kisah-kisah peribadi yang menggambarkan kesan terhadap pelanggan dan masyarakat.
Pilih kata-kata dalam tulisan anda yang menyampaikan positivity, kebanggaan dan komitmen untuk misi anda. Elakkan menulis yang tidak perlu secara dramatik, tetapi berkongsi maklumat yang melibatkan pembaca dan rayuan kepada penderma yang merasakan rasa perkongsian dalam kerja anda. Sebagai contoh, ceritakan kisah satu pelanggan untuk menerangkan pencapaian sesuatu program dan menyambungkan aktiviti-aktiviti ke misi organisasi anda.
Termasuk beberapa sidebars untuk menyerlahkan data penting dari laporan program, seperti pecahan pelanggan mengikut umur dan etnik atau peserta dalam program pencarian kerja dan status mereka pada akhir tahun. Maklumat yang diringkaskan ini membantu pembaca memahami garis dasar artikel dan juga menambah perspektif manusia.
Sediakan visual untuk maklumat kewangan anda menggunakan data dalam laporan kewangan anda untuk menunjukkan trend, jumlah dan ringkasan. Sebagai contoh, buat carta pai yang menunjukkan peratusan belanjawan yang digunakan oleh setiap jabatan atau graf bar yang menunjukkan perubahan sumbangan dalam tempoh empat tahun yang lalu. Gunakan kotak teks untuk menyenaraikan jumlah dana yang diterima daripada jenis penderma yang berbeza, seperti yayasan dan individu. Visual kewangan menyediakan pembaca dengan snapshot yang tidak dapat dilupakan.
Pilih foto yang akan anda gunakan untuk membantu memberitahu cerita. Anda mungkin menggunakan gambar rumah sebuah organisasi anda membantu membina, pelajar dalam program selepas sekolah anda, haiwan di tempat perlindungan anda, pokok-pokok yang ditanam di sekolah-sekolah kawasan atau kakitangan yang menganjurkan acara berjalan kaki.
Petua
-
Pilih pemformatan berdasarkan panjang dan kandungan laporan tahunan anda. Laporan yang panjang mungkin mendapat manfaat daripada bahagian, seperti program, pencapaian, kewangan, dan penderma. Anda mungkin memilih untuk memecahkan teks dengan merentasi foto dan grafik sepanjang naratif yang dijalankan hanya dipisahkan oleh tajuk.
Pembaca laporan tahunan yang tipikal itu paling berminat dengan surat daripada ketua pegawai eksekutif atau kerusi dewan, nama pembaca mengenai senarai penderma, keterangan gambar dan jumlah kewangan, menurut Lembaga Café di laman web Blue Avocado.
