Minit mesyuarat lembaga adalah dokumen undang-undang dan tersedia untuk pemeriksaan awam, menjadikan mereka rekod penting untuk perniagaan atau jenis organisasi lain. Semakin lebih formal mereka, lebih penting ialah mereka diluluskan oleh lembaga sebelum mereka disebarkan. Menggunakan beberapa amalan terbaik mudah untuk merakam dan meluluskan minit akan membantu anda menyelaraskan proses ini dan mengurangkan kerja kertas.
Semak proses untuk merakam minit mesyuarat yang diamanahkan oleh organisasi. Ramai mengikut Peraturan Peraturan Robert, membenarkan setiausaha rakaman untuk menggunakan dan mengikuti templat untuk mengambil nota dan membuat minit terakhir. Tanya bila dan jika anda harus memasukkan nama ahli lembaga yang membuat komen atau bertanya soalan, atau jika anda harus melindungi privasi mereka. Sebagai contoh, anda mungkin perlu menulis, "Telah dibincangkan bahawa pesaing kami, XYZ Corporation, menggunakan iklan yang mengelirukan dan FTC harus dihubungi," dan bukan, "Bob Smith menyatakan bahawa beliau percaya pesaing kami, XYZ Corporation, telah menggunakan iklan yang mengelirukan dan FTC perlu dihubungi. Debbie Jones dan Hank Johnson bersetuju."
Pastikan untuk merakam minit dengan tepat. Mintalah ahli lembaga untuk berhenti bercakap atau pengerusi menunggu sebelum memulakan perbincangan baru pada bila-bila masa anda jatuh di belakang dalam catatan ambil anda. Minta ahli mengulang atau menjelaskan apa-apa maklumat yang anda tidak dapati jelas. Ulangi gerakan ahli lembaga pengarah membuat, termasuk kedua-dua usul asal dan versi pindaan yang terakhir, apabila gerakan diperkenalkan. Lakukan ini tanpa mengira sama ada gerakan itu dipertahankan dan sama ada ia berlalu. Merekod jumlah undi mana-mana, bukan sekadar menyatakan bahawa undi diluluskan.
Hantar minit ke pengerusi lembaga, pengarah eksekutif atau jawatankuasa eksekutif sebelum menghantarnya ke lembaga penuh jika itu prosedur organisasi anda. Selepas anda menerima kelulusan untuk menghantar minit ke papan penuh, hantar dokumen tersebut kepada setiap ahli lembaga, tanpa mengira sama ada dia menghadiri mesyuarat dan sama ada atau tidak dia akan berada di mesyuarat di mana minit akan diluluskan. Hantar minit awal supaya ahli lembaga dapat membaca mereka, bertanya soalan tentang mereka, topik penyelidikan dibincangkan dan meminta penjelasan.
Pada mesyuarat lembaga yang akan datang yang terdiri daripada kuorum, adakan pengerusi atau mana-mana ahli lembaga yang menjalankan mesyuarat seterusnya untuk membuat usul untuk lembaga untuk meluluskan minit. Kuorum adalah jumlah minimum ahli lembaga yang diperlukan untuk mengambil tindakan rasmi. Tunggu gerakan digali dan kemudian pemimpin pembuka membuka lantai untuk perbincangan. Semasa perbincangan, memerlukan usul untuk dibuat, dipindah dan diluluskan jika terdapat sebarang perubahan atau pembetulan yang perlu dibuat pada minit tersebut. Selepas perbincangan, atau jika tidak ada perbincangan, minta pemimpin mesyuarat memanggil soalan, atau mengambil undi untuk meluluskan minit.
Petua
-
Semak untuk melihat apakah organisasi anda mempunyai undang-undang atau peraturan lain mengenai tarikh yang ahli lembaga mesti menerima minit mesyuarat.
