Menulis memo dalam format Persatuan Bahasa Moden boleh menjadi mudah. Simpan memo anda kepada satu atau dua halaman, satu jarak dan dibenarkan di sebelah kiri. Di samping itu, jangan indent perenggan anda dalam format MLA. Ruang melompat tunggal menandakan permulaan perenggan baru.
Buat tajuk untuk memo anda. Sertakan medan berikut: Kepada, Dari, Tarikh dan Subjek. Garis subjek harus pendek dan ringkas dan tepat mencerminkan perkara subjek.
Buat badan memo. Tubuh memo itu harus mengandungi semua butir-butir yang diperlukan mengenai perkara ini. Panjang kandungan badan harus membentuk kira-kira 75 peratus daripada jumlah dokumen. Pastikan perenggan pendek dan langsung.
Pertimbangkan menggunakan mata peluru apabila sesuai. Menggunakan senarai pendek dan mata peluru membuat membaca memo lebih mudah. Letakkan butiran ke dalam senarai dan bukan perenggan bila mungkin.
Sertakan perenggan ringkasan. Perenggan terakhir memo anda harus mengandungi pernyataan ringkasan. Secara ringkas rekap maklumat yang dimasukkan ke dalam memo dan sertakan cadangan atau permintaan tindakan jika sesuai.
Cite dan sertakan apa-apa lampiran yang dirujuk. Jika anda membuat grafik rujukan atau carta dalam memo, mereka boleh dilampirkan pada dokumen itu. Barisan terakhir memo anda juga harus merujuk lampiran. Sebagai contoh: Lampiran: Keputusan Kajian Kumpulan Fokus Mac-April 2008.
Petua
-
Buat ringkas anda. Dokumen ini harus cepat dan mudah dibaca.
Amaran
Semak semua memo untuk kesilapan ejaan dan tatabahasa. Ini akan mengurangkan kemungkinan kesilapan yang memalukan.
