Acara penggalangan dana mengendalikan gamut dari sosial kecil dan galas bertema ke acara awam. Menurut P. Burke Keegan, pengarang "Pengumpulan Dana untuk Organisasi Bukan Untung," sebelum merancang sesuatu acara, anda mesti dapat mengenal pasti 50 peratus peserta anda untuk perhimpunan peribadi yang kecil. Untuk perbuatan mewah, 35 peratus akan dilakukan, katanya. Walaupun pengumuman di dalam kertas itu menarik semua pengunjung ke acara umum di taman, acara yang memerlukan komitmen kewangan yang tinggi atau senarai tetamu yang terhad memerlukan jemputan peribadi untuk memastikan kehadiran kumpulan teras ini.
Pilih format. Rizab huruf berbilang terperinci untuk penaja acara yang berpotensi atau ke mahkamah penderma utama. Untuk senarai tetamu yang sebenarnya, kehadiran individu atau pasangan pada acara itu kekal sebagai matlamat utama. Pilih kad satu lipat bercetak atau terukir untuk acara paling formal. Untuk acara pakaian kasual, surat cetak cukup.
Buka jemputan dengan salam atau pengumuman kemasukan. Untuk surat, hantarkan jemputan menggunakan tajuk sosial individu, seperti Dr, Encik, Cik atau Miss. Ubah jemputan bagi pihak organisasi. Sekiranya jemputan itu tidak diperibadikan, tolong alamat individu tersebut dengan nama dan mulakan dengan mesej organisasi. Sebagai contoh, "Yayasan Pemungut Widget dengan hormat mengundang anda untuk menghadiri Gala Under the Stars."
Huraikan butir-butir acara. Tentukan format dan tujuan acara, contohnya: "Makan malam rasmi dengan hasil yang memberi manfaat kepada Program Outreach WCF." Panggil penerima dengan berita tentang seorang selebriti yang hadir sebagai tuan atas upacara atau pembicara utama.
Termasuk masa, tarikh dan lokasi. Minta peserta memberi maklum balas kepada pekerja sukarela atau pekerja amal atau alamat e-mel tertentu.
Senaraikan yuran pendaftaran. Tunjukkan jika dinilai setiap individu, pihak, meja atau pasukan. Mengumumkan sebarang diskaun yang dinilai untuk pembelian tiket lanjutan.
Tambah nombor utama tempat supaya peserta yang hilang dapat menjelaskan arahan pada hari kejadian. Jelaskan maksud nombor itu. Sebagai contoh, tulis, "Untuk arahan sahaja." Sebaliknya, cetak peta kecil di sebelah belakang huruf atau masukkan peta kecil di dalam kad undangan.
Tutup dengan cangkuk. Rali mengundang untuk hadir dengan permohonan terakhir. Ingatkan mereka kenapa acara itu penting. Contohnya, "Mari kita selamatkan anjing di Orange County bersama-sama."
