Surat rasmi adalah sebahagian daripada hampir semua profesion, tidak kira apa bidangnya. Notis, pertanyaan dan jemputan: mereka datang dalam pelbagai bentuk dan saiz, tetapi hampir semua mengikut format yang sama. Permulaan surat profesional adalah penting kerana mereka menetapkan nada untuk pembaca anda. Jika surat anda berbunyi tidak bersifat peribadi atau tidak profesional, pembaca mungkin mempertanyakan legitimasi perniagaan anda atau keupayaan anda untuk menangani maklumat yang berkaitan dengan pekerjaan dalam surat tersebut. Demi pembaca anda, surat profesional harus sopan, ringkas dan bermaklumat.
Tulis alamat anda di bahagian atas surat. Gunakan alamat jalan perniagaan, bandar dan kod pos. Alamat akan memberitahu pembaca anda di mana surat tersebut datang dan ke mana mereka boleh menghantar surat-menyurat mereka sendiri.
Tulis tarikh surat ditulis satu baris di bawah alamat anda. Tulis bulan, tarikh dan tahun (24 Disember 1997). Tarikh akan memberitahu pembaca apabila surat itu ditulis.
Tulis alamat pembaca anda garis di bawah tarikh. Mulailah dengan nama mereka (biasanya wajar untuk menambah tajuk peribadi seperti Dr. atau Puan) dan tambah alamat jalan, kota dan kod pos mereka di garisan di bawah. Sekiranya anda menghantar surat itu dalam sampul surat, bahagian ini akan memaklumkan pejabat pos tempat surat tersebut dihantar.
Mulailah dengan salam beberapa baris di bawah alamat pembaca anda. Mulakan dengan "Dear …" dan tambahkan nama penuh mereka. Gunakan tajuk peribadi untuk menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat tersebut. Tambah kolon selepas nama (Dear Mr. John Smith:)
Petua
-
Gunakan fon yang kelihatan profesional, seperti Arial atau Times New Roman. Ruang dua dan gunakan font saiz 12-titik.
Gunakan kepala surat untuk semua surat-menyurat yang akan menyertakan nama dan alamat anda.
