Dengan banyak subseksyen perakaunan terdapat aturan dan peraturan yang keras dan cepat dari segi organisasi dan apa yang dan tidak dibenarkan. Ini tidak berlaku dengan Sistem Maklumat Perakaunan. Terdapat terlalu banyak pendapat tentang apa yang AIS dan apa yang tidak. Apa yang membezakan AIS daripada sistem maklumat lain adalah kewajipan undang-undang dan profesional yang dikenakan ke atas pengurusan dan akauntan syarikat.
Aliran Maklumat
Salah satu ciri dari AIS ialah aliran maklumat. Ia digambarkan di sini dengan menggunakan piramid dengan pengurusan di atas, pengurusan pertengahan di bawah itu, pengurusan operasi di bawah itu, dan kakitangan operasi yang mewakili asas aliran maklumat. Maklumat mengenai prestasi syarikat itu bergerak ke atas ke semua peringkat pengurusan melalui kakitangan. Pengurusan atasan bertanggungjawab kepada para pemegang saham atau pemilik syarikat atas maklumat yang mereka terima. Menyumbang kepada maklumat ini tentang prestasi syarikat itu adalah pelanggan dan pembekal, yang dengannya kakitangan operasi mempunyai hubungan sehari-hari. Dengan penggunaan maklumat ini pihak pengurusan atasan menapis maklumat mengenai belanjawan dan arahan syarikat tentang cara mengubah atau meningkatkan interaksi sehari-hari dengan pelanggan dan pembekal. Maklumat dari pembekal dan pelanggan dikenali sebagai aliran maklumat luaran. Mereka dari kakitangan kepada pengurusan dan pengurusan kepada kakitangan dikenali sebagai aliran maklumat dalaman.
Memproses Transaksi
Satu lagi ciri AIS adalah dalam memproses transaksi. AIS memproses dua jenis transaksi yang berlainan. Transaksi kewangan, yang mana bersifat monetiti transaksi yang mempengaruhi aset atau ekuiti organisasi perniagaan. Urus niaga bukan kewangan adalah keputusan yang, walaupun ia tidak diukur secara monetari, boleh menjejaskan keseluruhan kesihatan perakaunan syarikat. Contohnya, jika syarikat memutuskan untuk menukar pembekal disebabkan kenaikan harga yang tinggi dari pembekal semasa, kesan segera tidak bersifat kewangan sehingga pesanan pertama diletakkan.
Semua urusniaga dimasukkan ke dalam Sistem Maklumat Perakaunan untuk tujuan mempengaruhi keputusan pengurusan atasan. Sekiranya pengurusan atasan menyedari akan peningkatan kos, cukai atau kemungkinan kehilangan pelanggan, keputusan dapat dibuat untuk mengatasi akibat negatif peristiwa masa depan.
Model AIS
Model khas AIS menggambarkan ciri-ciri ini dan termasuk tiga langkah yang berbeza dalam mengendalikan maklumat. Pertama adalah pengumpulan data. Ia dianggap sebagai yang paling penting dalam ketiga-tiga langkah tersebut, seolah-olah kesilapan tidak dapat dikesan sistem mungkin menghasilkan output yang tidak boleh dipercayai. Kedua-dua keperluan utama dalam proses pengumpulan data ialah data yang digunakan adalah relevan dan cekap. Ia berada di peringkat pengumpulan data bahawa relevannya data harus ditimbang untuk menyaring semua fakta yang tidak relevan dari sistem. Kecekapan melibatkan pengumpulan set data yang sama sekali sahaja. Kegagalan berbuat demikian membawa kepada data berlebihan. Langkah kedua adalah dalam pemprosesan data, atau percubaan untuk mengatur data sedemikian rupa sehingga pihak pengurusan dapat membuat keputusan berkenaan dengan keputusan keuangan perusahaan. Contohnya ialah menggunakan data jualan untuk meramalkan jangkaan jualan masa depan. Berdasarkan keputusan jangkaan mereka boleh dibuat mengenai keperluan kakitangan. Langkah ketiga ialah penjanaan maklumat sebenar yang membawa kepada pengambilan keputusan. Sama ada keputusan itu berdasarkan urus niaga kewangan atau bukan kewangan, keputusan itu boleh menjejaskan operasi perniagaan sehari-hari dan kemungkinan tinjauan kewangan syarikat.
