Di bawah keadaan tertentu, minit mesyuarat organisasi mewakili dokumen undang-undang yang tidak boleh diubah tanpa undi lembaga pengarah. Perubahan minit yang tidak tepat boleh menyebabkan undi, kontrak, pengambilan pekerja dan tindakan lain yang diambil semasa mesyuarat itu dibatalkan atau dibatalkan. Gunakan prosedur mudah untuk memastikan anda meminda minit anda dengan betul.
Tentukan jika minit telah diluluskan secara rasmi oleh pengundi lembaga pengarah, atau jika mereka hanya dikemukakan untuk semakan kepada pengerusi atau jawatankuasa eksekutif. Draf minit yang tidak diundi oleh lembaga boleh dipinda tanpa undi lembaga.
Sekiranya perubahan yang dicadangkan sedang dibuat kepada orang atau orang yang meninjau minit sebelum minit pergi ke papan penuh, cadangkan perubahan yang anda inginkan. Bandingkan kata-kata yang disyorkan akhir kepada minit-minit awal yang dikemukakan. Terangkan sebab perubahan tersebut. Jika semua orang bersetuju, adakah seorang setiausaha meminda yang asalnya diserahkan, minit yang tidak diluluskan.
Sekiranya perubahan yang dicadangkan dibuat selama beberapa minit yang belum diluluskan oleh lembaga dan pada mesyuarat lembaga, gunakan prosedur berikut:
Adakah pengerusi membuat usul untuk meluluskan minit mesyuarat. Tunggu gerakan untuk dipinjamkan. Adakah pengerusi membuka perkara itu untuk perbincangan. Adakah orang yang mencadangkan pindaan itu menunjukkan sebabnya perubahannya. Selepas perbincangan, adakah orang yang mencadangkan perubahan itu membuat usul untuk meminda minit dan memberi kata-kata tepat mengenai cadangan itu. Tunggu gerakan untuk dipinjamkan. Adakah pengerusi menutup perbincangan dan memanggil soalan, atau mengambil undi. Rekod undi, termasuk nama-nama yang menyokong, menentang dan menahan diri.
Sekiranya perubahan yang dicadangkan dibuat buat minit sebelum diluluskan oleh lembaga, ikuti prosedur yang sama untuk meminda minit yang dikemukakan untuk kelulusan lembaga pada kali pertama.
Mempunyai setiausaha rakaman atau orang yang mengambil minit di mesyuarat membuat perubahan dalam minit. Di bahagian atas dokumen yang merangkumi tarikh minit diambil pada awalnya, perhatikan bahawa minit kini dipinda minit. Sertakan tarikh perubahan dan nama orang yang meminda minit.
