Matriks pengedaran dokumen memberi anda rujukan visual untuk menentukan bagaimana untuk berkomunikasi dengan pelbagai orang. Matriks ini berguna dalam perniagaan, sekolah dan organisasi lain yang berkomunikasi melalui dokumen bercetak atau berkomputer. Alat spreadsheet berkomputer, seperti Excel, Bilangan, 1-2-3 atau Calc, adalah alat terbaik untuk mencipta matriks pengedaran dokumen, tetapi anda boleh menggunakan sebarang perisian yang membolehkan anda membuat jadual. Jika organisasi anda kecil, anda mungkin dapat menarik matriks anda dengan tangan.
Lancarkan buku kerja baru dalam program hamparan anda atau sediakan jadual baru dalam program pemprosesan perkataan. Program spreadsheet boleh mengendalikan lebih banyak data daripada jadual, jadi pilih format jika anda mempunyai pilihan.
Senaraikan setiap jenis dokumen yang anda gunakan untuk organisasi anda merentasi baris atas hamparan anda, bermula pada lajur kedua. Jenis dokumen untuk matriks umum mungkin termasuk kalendar, minit mesyuarat, laporan pendapatan dan buletin khas. Jika matriks anda adalah untuk projek tertentu, senaraikan dokumen individu yang berkaitan dengan projek dan bukannya kategori dokumen. Sebagai contoh, matriks dokumen projek pembinaan mungkin menyenaraikan perkara seperti lukisan elektrik, lukisan seni bina, ketinggian dan salinan permit khusus.
Senaraikan semua ahli perniagaan atau organisasi anda di bawah lajur pertama di sebelah kiri hamparan anda, bermula pada baris kedua. Memecah orang ke dalam kategori, jika berkenaan. Sebagai contoh, dalam matriks perniagaan kecil, kategori mungkin "Pengurusan," dengan semua kakitangan pengurusan yang tersenarai mengikut abjad di bawah tajuk kategori, "Pekerja" dengan yang tersenarai mengikut abjad di bawah, "Pelanggan" dengan yang tersenarai mengikut abjad dan "Pemasaran" dengan semua kenalan pemasaran luaran anda disenaraikan.
Semak baris dan lajur tajuk anda untuk memastikan kedua-dua senarai selesai. Sekiranya ia menjadikan matriks lebih mudah, tambah teduhan kepada baris kategori ahli supaya anda berehat di antara jenis orang yang menerima dokumentasi anda.
Kerja di bawah kolum dokumen pertama anda, yang akan menjadi Ruang B dalam kebanyakan program spreadsheet, dan letakkan "e" di dalam sel di sebelah nama mana-mana orang yang harus menerima dokumen itu secara elektronik. Letakkan "p" dalam sel di sebelah mana-mana orang yang patut menerima salinan kertas dokumen itu. Sekiranya seseorang tidak boleh menerima dokumen tersebut, biarkan sel di sebelahnya kosong. Sekiranya keperluan anda lebih rumit, ubah suai notasi untuk disesuaikan dengan organisasi anda. Sebagai contoh, anda boleh menaip "salinan kertas 2" atau "p-2" untuk menunjukkan beberapa salinan. Selagi setiap orang dalam organisasi anda memahami notasi itu, gunakan sebarang kaedah yang berfungsi untuk anda.
Ulangi proses untuk setiap lajur, bekerja di bawah senarai untuk menandakan kertas dan salinan elektronik. Ini melengkapkan matriks pengedaran dokumen anda.
Buat hiperpautan dari lembaran kerja matriks pengedaran dokumen ke dalam pangkalan data maklumat hubungan anda jika boleh. Ini akan membolehkan anda mengklik nama dalam matriks anda untuk membuka maklumat hubungan orang itu supaya anda boleh menghantar salinan elektronik atau kertas dengan mudah. Semak fail "Bantuan" program hamparan anda untuk mengetahui cara melakukannya.
Petua
-
Anda juga boleh menggunakan matriks pengedaran dokumen untuk merakam di mana dokumen anda disimpan. Dalam hal ini, senaraikan dokumen anda di lajur pertama dan lokasi simpanan anda di bahagian atas, seperti "pelayan Web," "Kabinet pemfailan pejabat utama 1," "Penerimaan Komputer" dan sebagainya. Letakkan "X" dalam sel di mana baris tajuk dokumen dan lajur lokasi simpanan bertemu.
