Kebanyakan syarikat menyediakan belanjawan tahunan, juga lazimnya dirujuk sebagai pelan tahunan. Pengurusan puncak, terutamanya Ketua Pegawai Eksekutif, bertanggungjawab untuk meluluskan belanjawan akhir, yang kemudian menjadi buku panduan untuk mengendalikan syarikat. Proses kelulusan kadang-kadang boleh mengambil masa lebih lama dari penyediaan belanjawan itu sendiri, kerana keputusan yang sukar harus dibuat mengenai keutamaan perbelanjaan. Membuat keputusan ini memerlukan perbincangan yang agak baik di kalangan pasukan pengurusan.
Penyatuan Belanjawan
Dalam syarikat-syarikat yang cukup besar untuk memiliki jabatan atau bahagian, para pengurus unit-unit berfungsi bertanggungjawab untuk menyediakan belanjawan mereka sendiri, yang mereka serahkan kepada jabatan kewangan. Anggaran jabatan disatukan oleh kakitangan kewangan untuk membuat belanjawan untuk syarikat secara keseluruhan. Proses belanjawan sering kali bermula dengan pengurusan puncak yang menyediakan garis panduan untuk pengurus bahagian untuk digunakan, seperti andaian tentang apa yang akan berlaku pada tahun akan datang. Sama ada belanjawan pengurus mendapat kelulusan atau tidak, ia selalunya merupakan fungsi sejauh mana dia mengikuti garis panduan yang diberikan. Sekiranya pengurusan atasan cuba menjimatkan kos, seorang pengurus yang mencadangkan kenaikan perbelanjaan sebanyak 20 peratus untuk jabatannya kemungkinan besar perlu menyemak anggarannya.
Tinjauan oleh Staf Kewangan
Jabatan Kewangan menjalankan tinjauan awal belanjawan jabatan. Mereka menganalisis perbelanjaan yang dicadangkan, atau dalam hal jabatan penghasilan hasil, andaian yang digunakan untuk menyediakan ramalan pendapatan. Mereka mencari variasi yang signifikan dari belanjawan tahun lepas. Matlamat mereka adalah untuk memastikan setiap anggaran adalah munasabah dan boleh dicapai. Mereka juga ingin mengenal pasti potensi potongan bajet jika pengurusan puncak memutuskan jumlah perbelanjaan yang dicadangkan untuk syarikat itu terlalu tinggi.
Semakan oleh Pengurusan Tertinggi
Pengurusan puncak melihat bajet yang disatukan dan memutuskan sama ada ramalan pendapatan dan keuntungan adalah sejajar dengan matlamat yang mereka tetapkan untuk tahun yang akan datang. Jika keuntungan yang diunjurkan adalah di bawah apa yang mereka harapkan, syarikat itu sama ada perlu menentukan cara untuk menjana pendapatan tambahan atau membuat pemotongan perbelanjaan untuk meningkatkan keuntungan keuntungan. Analisis yang disediakan oleh jabatan kewangan amat berguna dalam membantu mereka mengenal pasti bidang-bidang yang memerlukan penerangan lanjut dari pengurus bahagian - atau perbelanjaan yang kelihatannya terlalu tinggi dan dapat dipotong.
Perbincangan dengan Pengurus Bahagian
Pengurusan kanan bertemu dengan setiap pengurus bahagian, kadang-kadang dengan ahli kakitangan kewangan yang hadir, untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai permintaan belanjawan yang telah dihantar oleh pengurus. Pengurus bahagian mesti bersedia untuk mempertahankan permintaannya. Pengurusan puncak perlu menimbang akibat pemotongan anggaran utama. Perbelanjaan pemasaran potongan misalnya boleh memberi kesan buruk terhadap pendapatan masa depan. Pengurusan puncak mempunyai tugas yang sukar untuk memastikan setiap jabatan mempunyai sumber yang diperlukan untuk berfungsi dengan berkesan sambil mengekalkan jumlah perbelanjaan yang cukup rendah sehingga syarikat dapat mengekalkan keuntungan.
Membuat keputusan yang sukar
Seorang pengurus jabatan mungkin tidak berpuas hati dengan bajet akhirnya jika dia melihat pengurusan puncak membuat pemotongan besar. Tetapi semoga pengurusan puncak menyampaikan sebab-sebab keputusan yang sukar ini. Apabila proses kelulusan belanjawan dimuktamadkan, setiap pengurus harus merasa dirawat dengan adil. Idealnya, dia merasakan dia mempunyai sumber yang mencukupi untuk mencapai matlamat jabatannya dan sebagai hasilnya bersedia untuk memberikan usaha maksimum pada tahun akan datang.
