Mesyuarat perniagaan memerlukan penjadualan, organisasi, kepimpinan, penyimpanan rekod dan susulan. Bagaimana projek anda akan bergantung kepada keputusan dan tindakan yang akan mengalir dari usaha kolaborasi yang mungkin dilakukan dari mesyuarat.
Perkara yang anda perlukan
-
Agenda
-
Bilik mesyuarat
Draf agenda mesyuarat. Agenda adalah mengenai semua isu yang memerlukan perbincangan untuk keputusan yang diperlukan untuk melanjutkan projek atau matlamat anda. Senaraikan semua isu yang diketahui dalam format garis besar ringkas dengan titik peluru. Sebaik sahaja anda mempunyai agenda yang digubal, anda akan mengetahui isu-isu, dan kemudian anda akan tahu siapa yang perlu menghadiri mesyuarat itu.
Hantar e-mel massa atau membuat panggilan telefon kepada semua orang yang perlu menghadiri mesyuarat dan meminta ketersediaan mereka dengan tarikh dan masa melalui tempoh satu minggu jika anda mempunyai beberapa peserta. Ini sahaja boleh menjadi cabaran yang menakutkan yang diberikan jadual sibuk. Sebaik sahaja anda mempunyai kesemua orang, merujuk jadual untuk tarikh dan masa yang tersedia. Rancang masa yang mencukupi untuk mengadakan mesyuarat, dan hantar notis kepada semua peserta tarikh, waktu mula, waktu tamat dan lokasi mesyuarat, bersama dengan satu salinan agenda.
Dalam mempersiapkan mesyuarat, dapatkan salinan agenda yang diedarkan kepada semua peserta bersama-sama dengan mana-mana dokumen yang akan menjadi topik perbincangan. Papan paparan dan persembahan titik kuasa harus siap dipamerkan dengan easel dan apa saja proyektor, laptop dan skrin yang diperlukan. Selain itu, penganjur mesyuarat hendaklah bersedia untuk memimpin mesyuarat dan penjaga rekod harus menghadiri mesyuarat untuk mengambil nota.
Penganjur / pemimpin mesyuarat perlu menyimpan perbincangan mengenai trek. Perbincangan pasti akan membawa kepada isu-isu tangen dan perbincangan luar topik, jadi pemimpin mesti memastikan bahawa perbincangan akhirnya kembali ke item agenda. Pemimpin juga mesti menjejaki masa dan memastikan perbincangan mengalir untuk memukul semua item agenda. Pemimpin harus memberikan penjelasan singkat tentang item agenda untuk memulakan perbincangan dan juga mengajukan pertanyaan atau meminta masukan dari peserta untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Pemimpin harus membuat kesimpulan setiap item tindakan dengan orang yang bertanggungjawab untuk penyelesaian item dan anggaran waktu untuk siap.
Sekali semua perkara agenda diselesaikan, kumpulan perlu menjadualkan mesyuarat susulan jika perlu atau menjadualkan mesyuarat yang kerap berlaku pada hari yang dipersetujui.
Penjaga rekod perlu menyusun nota ke dalam minit mesyuarat yang teratur dalam format garis besar. Draf minit kemudiannya hendaklah dihantar kepada peserta mesyuarat untuk mendapatkan komen, pembetulan atau perubahan. Masa mesyuarat terakhir hendaklah diedarkan kepada peserta dan digunakan untuk tindakan susulan dan sebagai asas untuk agenda mesyuarat seterusnya jika perlu.
